Mọi dự án, bất kể thuộc ngành nào, đều được tạo nên từ ba khối xây dựng: công việc (nhiệm vụ), các chặng (giai đoạn) và các điểm kiểm tra (cột mốc). Nắm vững ba khối này sẽ cho bạn một mô hình tư duy rõ ràng để lập kế hoạch cho bất cứ việc gì.
Cấu trúc phân rã công việc (WBS)
Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp chia những dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn bằng Cấu trúc phân rã công việc. Nguyên tắc rất đơn giản: tiếp tục chia nhỏ công việc cho đến khi mỗi phần đủ nhỏ để ước tính, giao việc và theo dõi một cách độc lập.
LoopGantt áp dụng WBS hai cấp: giai đoạn ở cấp trên cùng và nhiệm vụ (hoặc cột mốc) bên trong. Đây là mức chi tiết phù hợp cho hầu hết các dự án — lồng quá nhiều cấp sẽ gây nhiễu; quá ít sẽ mất cấu trúc.
Nhiệm vụ — đơn vị công việc
Nhiệm vụ là một phần công việc riêng biệt có thời lượng xác định. Một nhiệm vụ tốt cần:
- Cụ thể — “Viết middleware xác thực API” tốt hơn “Làm phần backend”
- Giao được — có một người phụ trách, dù nhiều người cùng hỗ trợ
- Ước tính được — bạn có thể đưa ra thời lượng với độ tin cậy hợp lý
- Hoàn thành được — có định nghĩa rõ ràng thế nào là “xong”
Trong LoopGantt, hãy đặt thời lượng theo ngày làm việc (không tính cuối tuần và ngày nghỉ lễ). Nếu một nhiệm vụ kéo dài qua nhiều ngày lịch nhưng chỉ cần vài giờ làm việc, hãy làm tròn đến ngày làm việc gần nhất.
Màu nhiệm vụ
Màu sắc chỉ mang tính trực quan — chúng giúp bạn nhanh chóng định hướng trong một biểu đồ lớn. Hãy dùng màu để thể hiện mức ưu tiên, nhóm phụ trách hoặc loại công việc. Các màu có sẵn: cyan · blue · green · orange · red · purple · teal · pink · gray · indigo · amber · lime · fuchsia · neon
Danh sách kiểm tra
Dùng danh sách kiểm tra để theo dõi các bước nhỏ trong một nhiệm vụ mà không cần tạo cả một chuỗi quan hệ phụ thuộc. Danh sách kiểm tra rất phù hợp cho các quy trình lặp lại (“Chạy linter ✓, Viết kiểm thử ✓, Xin đánh giá mã…”) và tiêu chí nghiệm thu. Nhấp vào biểu tượng danh sách kiểm tra trong trình chỉnh sửa nhiệm vụ để thêm mục.
Giai đoạn — nhóm theo chặng
Giai đoạn đại diện cho các chặng chính của dự án. Trong quản lý dự án, các chặng thường tương ứng với cổng giai đoạn — những điểm rà soát chính thức, nơi nhóm quyết định có tiếp tục hay không. Các ví dụ kinh điển:
- Phần mềm: Khám phá → Thiết kế → Phát triển → Kiểm thử → Ra mắt
- Xây dựng: Nghiên cứu khả thi → Thiết kế → Xin giấy phép → Thi công → Bàn giao
- Marketing: Nghiên cứu → Chiến lược → Sáng tạo → Chiến dịch → Đánh giá
Trong LoopGantt, giai đoạn tự động trải dài theo tất cả các mục con của nó. Bạn không thể đặt thời lượng giai đoạn theo cách thủ công — nó luôn là khoảng thời gian từ ngày bắt đầu sớm nhất đến ngày kết thúc muộn nhất của các mục con. Điều này có nghĩa là khi bạn di chuyển nhiệm vụ, thanh giai đoạn sẽ tự động cập nhật.
Cột mốc — điểm kiểm tra
Cột mốc là một sự kiện có thời lượng bằng 0, đánh dấu một thời điểm quan trọng: một quyết định được đưa ra, một sản phẩm được bàn giao, một phê duyệt được ký, một ngày ra mắt. Cột mốc không đại diện cho công việc — chúng đại diện cho bằng chứng rằng một điều gì đó đã xảy ra.
Những cột mốc nên có trong mọi kế hoạch dự án:
- Khởi động dự án (thống nhất bắt đầu)
- Phê duyệt yêu cầu
- Thiết kế được duyệt
- Quyết định tiếp tục / dừng (go / no-go)
- Phát hành hoặc bàn giao
Trong LoopGantt, cột mốc hiển thị dưới dạng hình thoi trên biểu đồ Gantt. Đặt thời lượng của nhiệm vụ bằng 0 hoặc bật công tắc Cột mốc trong trình chỉnh sửa nhiệm vụ. Bạn cũng có thể đặt Ngày mong muốn cho bất kỳ nhiệm vụ nào để yêu cầu một ngày bắt đầu cụ thể. Bộ lập lịch sẽ tuân theo ngày đó, trừ khi quan hệ phụ thuộc buộc nhiệm vụ phải bắt đầu muộn hơn.