Chế độ xem Kanban hiển thị các nhiệm vụ của dự án dưới dạng thẻ trong các cột — mỗi cột ứng với một trạng thái. Đây là chế độ xem lý tưởng cho việc quản lý nhiệm vụ hằng ngày và các buổi họp đứng của nhóm, trong khi Gantt cho bạn bức tranh tổng thể về tiến độ.
Kanban và Gantt — khi nào dùng cái nào
Kanban và Gantt trả lời những câu hỏi khác nhau:
| Câu hỏi | Dùng Gantt | Dùng Kanban |
|---|---|---|
| Dòng thời gian ra sao? | ✓ | |
| Đường găng là gì? | ✓ | |
| Hôm nay tôi đang làm gì? | ✓ | |
| Việc gì cần được duyệt? | ✓ | |
| Công việc có trôi chảy không? | ✓ |
Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem bất cứ lúc nào bằng nút chuyển chế độ xem trên thanh công cụ phía trên. Nhiệm vụ, ngày tháng và quan hệ phụ thuộc luôn được đồng bộ — hai chế độ xem chỉ là hai lăng kính khác nhau nhìn vào cùng một dữ liệu.
Cách hoạt động của bảng Kanban
Mỗi cột đại diện cho một trạng thái. Nhiệm vụ di chuyển qua các cột khi tiến triển. Các cột mặc định gồm:
- Chưa bắt đầu — công việc chưa được bắt đầu
- Đang thực hiện — đang được tích cực xử lý
- Tạm dừng — bị chặn hoặc tạm ngưng
- Đã hoàn thành — đã xong
Di chuyển một thẻ từ cột này sang cột khác sẽ cập nhật trạng thái của nhiệm vụ trong dữ liệu gốc — vì vậy biểu đồ Gantt cũng phản ánh thay đổi đó.
Sử dụng bảng hiệu quả
Thói quen hiệu quả nhất trong Kanban là giới hạn công việc đang thực hiện (WIP). Nếu cột “Đang thực hiện” của bạn có 20 nhiệm vụ, thực ra chẳng có gì đang tiến triển. Hãy cố gắng giữ công việc đang làm ở mức 3–5 nhiệm vụ mỗi người tại một thời điểm.
Dùng cột Tạm dừng làm tín hiệu tắc nghẽn rõ ràng — nếu có điều gì đang chặn một nhiệm vụ, hãy chuyển nhiệm vụ đó sang cột này và ghi lại nguyên nhân trong phần mô tả hoặc trường ghi chú của nhiệm vụ. Cách này giúp cả nhóm thấy được các điểm tắc nghẽn mà không cần họp.
Lọc
Dùng thanh lọc để chỉ hiển thị các nhiệm vụ khớp với một mức ưu tiên, giai đoạn hoặc người được giao. Bộ lọc hoạt động ở cả chế độ xem Gantt lẫn Kanban.