Quy trình làm việc của mỗi nhóm mỗi khác. LoopGantt cho phép bạn tùy chỉnh các cột Kanban để khớp chính xác với cách nhóm bạn làm việc — từ luồng 3 bước đơn giản đến quy trình 7 bước chi tiết.
Hiểu về các cột dựa trên trạng thái
Trong quản lý dự án, quy trình làm việc là một chuỗi trạng thái được xác định trước mà công việc lần lượt đi qua. Làm cho quy trình trở nên tường minh mang lại hiệu quả rõ rệt: nhóm buộc phải thống nhất thế nào là “xong” ở từng bước, nhờ đó giảm sự mơ hồ và việc phải làm lại.
Một quy trình được thiết kế tốt cũng làm lộ ra các điểm nghẽn. Nếu cột “Đang duyệt” liên tục đầy lên, thì khâu duyệt chính là điểm nghẽn — và đó là điều bạn có thể khắc phục.
Các cột mặc định
LoopGantt đi kèm bốn cột mặc định, tương ứng với bốn trạng thái nhiệm vụ:
| Cột | Giá trị trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Chưa bắt đầu | not_started | Công việc chưa bắt đầu |
| Đang thực hiện | in_progress | Đang được tích cực xử lý |
| Tạm dừng | on_hold | Bị chặn hoặc được chủ động tạm ngưng |
| Đã hoàn thành | completed | Công việc đã xong |
Tự động cập nhật tiến độ khi đổi trạng thái
Khi bạn chuyển một nhiệm vụ sang Đã hoàn thành, tiến độ của nó tự động cập nhật thành 100%. Chuyển sang Chưa bắt đầu sẽ đặt lại tiến độ về 0%. Nhờ vậy, chế độ xem Gantt và Kanban luôn nhất quán mà không cần cập nhật thủ công. Bạn có thể thay đổi hành vi này cho từng cột bằng Tiến độ tự động trong menu cột.
Cách sắp xếp lại và quản lý cột
- Trong chế độ xem Kanban, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột để mở menu của cột đó.
- Dùng Di chuyển sang trái và Di chuyển sang phải để sắp xếp lại các cột. Cột ngoài cùng bên trái đại diện cho bước sớm nhất; cột ngoài cùng bên phải là trạng thái “xong” cuối cùng.
- Dùng Thêm cột, Đổi tên và Đổi màu để định hình các bước của bạn, và Xóa cột để bỏ cột bạn không dùng — các nhiệm vụ trong cột đó sẽ được chuyển sang cột bên cạnh.
Làm việc với quy trình tinh gọn
Mỗi dự án bắt đầu với bốn cột: Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Tạm dừng và Đã hoàn thành. Chỉ thêm cột khi nhóm của bạn thực sự làm việc qua nhiều bước hơn — hầu hết các nhóm không cần đến bảy cột, và càng ít bước thì càng ít việc sổ sách.
Mẹo để tận dụng tối đa một quy trình ngắn gọn:
- Dùng Tạm dừng làm tín hiệu “bị chặn / chờ duyệt” — cả nhóm đều thấy mà không cần họp.
- Dùng ghi chú hoặc mục danh sách kiểm tra của nhiệm vụ để theo dõi các bước nhỏ như “Đang duyệt” bên trong một nhiệm vụ đang ở trạng thái Đang thực hiện.
- Dùng màu của nhiệm vụ để phân biệt trực quan các loại công việc (ví dụ: cyan cho thiết kế, green cho phát triển) trên toàn bảng.