பெரும்பாலானோர் இரண்டு கால அட்டவணைகளில் வாழ்கிறார்கள். கூட்டங்கள் Google Calendar அல்லது Outlook-இல் இருக்கின்றன. திட்ட வேலை ஒரு Gantt விளக்கப்படம், ஒரு பலகை அல்லது ஒரு விரிதாளில் இருக்கிறது. ஒவ்வொரு காலையும் யாராவது இரண்டையும் மனதுக்குள் இணைக்க வேண்டியிருக்கிறது; ஒவ்வொரு வாரமும் ஏதோ ஒரு காலக்கெடு நழுவுகிறது, ஏனெனில் அது ஓர் இடத்தில் இருந்தது, மற்றொன்றில் இல்லை.
உங்கள் திட்டக் கருவியை நாட்காட்டியுடன் இணைப்பது இதைச் சரிசெய்கிறது; ஆனால் "நாட்காட்டி ஒருங்கிணைப்பு" என்பது மூன்று மிக வேறுபட்ட விஷயங்களைக் குறிக்கிறது. தவறானதைத் தேர்ந்தெடுப்பதால்தான் பல ஒருங்கிணைப்புகள் ஒரு மாதத்துக்குப் பிறகு அணைக்கப்படுகின்றன.
நாட்காட்டி ஒருங்கிணைப்பு செயல்படும் மூன்று வழிகள்
1. சந்தா ஊட்டம் (படிக்க மட்டும்). உங்கள் திட்டக் கருவி ஓர் iCal இணைப்பை வெளியிடுகிறது, உங்கள் நாட்காட்டிச் செயலி அதற்குச் சந்தா செலுத்துகிறது. அமைக்க முப்பது வினாடிகள் போதும்; கிட்டத்தட்ட எல்லா நாட்காட்டிச் செயலிகளிலும் இது வேலை செய்யும்: Google, Apple, Outlook.
சிக்கல் புதுப்பிப்பில் உள்ளது. ஊட்டத்தை மீண்டும் எப்போது படிப்பது என்பதை நாட்காட்டிச் செயலியே தீர்மானிக்கிறது; சில செயலிகள் மணிக்கணக்கில் எடுத்துக்கொள்கின்றன. சந்தா செலுத்திய நாட்காட்டிகளை மெதுவாகப் புதுப்பிப்பதற்கு Google Calendar பெயர் பெற்றது. "இந்த மாதம் என்ன வருகிறது" என்பதற்கு ஊட்டங்கள் போதும்; "இன்று காலை காலக்கெடு மாறியது" என்பதற்கு எரிச்சலூட்டும்.
2. ஒருவழி அனுப்புதல் (push). ஒரு பணி மாறும்போதெல்லாம் திட்டக் கருவி நேரடியாக உங்கள் நாட்காட்டியில் நிகழ்வுகளை எழுதுகிறது. மாற்றங்கள் மணிநேரங்களில் அல்ல, நிமிடங்களில் தெரிகின்றன. உங்கள் நாட்காட்டி திட்டத்தின் நேரடிக் காட்சியாகிறது; தேதிகள் திருத்தப்படும் ஒரே இடமாகத் திட்டமே இருக்கிறது.
3. இருவழி ஒத்திசைவு. எந்த இடத்தில் செய்த திருத்தமும் மற்ற இடத்துக்குப் போகிறது. இது சிறந்ததாகத் தோன்றும், ஆனால் சரியாகச் செய்வது மிகக் கடினம். நாட்காட்டியில் ஒரு கூட்டம் இழுக்கப்படும்போது, திட்டத்தில் ஒரு சார்பு அதே பணியை நகர்த்தினால், எது வெல்லும்? இருவழி ஒத்திசைவுக் கருவிகள் ஒவ்வொரு முறையும் அந்த முரண்பாட்டுக்குப் பதில் சொல்ல வேண்டும்; தவறாகப் பதில் சொல்லும்போது, மக்கள் இரண்டு கால அட்டவணைகளையும் நம்புவதை நிறுத்திவிடுகிறார்கள்.
திட்ட வேலைக்கு ஒருவழி அனுப்புதலே பொதுவாகச் சரியான இயல்புத் தேர்வு. திட்டத்தில் தேதிகள் ஒன்றோடொன்று இணைந்தவை; ஒரு பணியை நகர்த்தினால் வேறு பத்து நகரலாம். அந்தத் தர்க்கம் திட்டக் கருவியில் இருக்கிறது, எனவே தேதிகள் அங்கேதான் திருத்தப்பட வேண்டும். நீங்கள் ஏற்கெனவே பார்க்கும் இடத்தில் முடிவைக் காட்டுவதே நாட்காட்டியின் வேலை.
ஒவ்வொரு திட்டத்துக்கும் ஒரு நாட்காட்டி
முக்கியமான இரண்டாவது வடிவமைப்புத் தேர்வு: நிகழ்வுகள் எங்கே போய்ச் சேர்கின்றன.
எல்லாத் திட்டங்களின் எல்லாப் பணிகளையும் உங்கள் முதன்மை நாட்காட்டியில் கொட்டினால், ஒரு வாரத்துக்குள் அது இரைச்சலாகிவிடும். சிறந்த முறை ஒவ்வொரு திட்டத்துக்கும் ஒரு நாட்காட்டி. ஒவ்வொரு திட்டமும் தனக்கென ஒரு நிறத்துடன் தனி நாட்காட்டியைப் பெறுகிறது; இதனால் நீங்கள்:
- ஒரே கிளிக்கில் ஒரு திட்டத்தைக் காட்டலாம் அல்லது மறைக்கலாம்.
- உங்கள் முழு அட்டவணையையும் வெளிப்படுத்தாமல், ஒரு திட்ட நாட்காட்டியை வாடிக்கையாளருடன் பகிரலாம்.
- கையால் எதையும் நீக்காமல், முடிந்த திட்டத்தை அணைக்கலாம்.
நாட்காட்டியில் எது இடம்பெற வேண்டும்
ஒவ்வொரு பணியும் நாட்காட்டியில் இடம்பெறத் தகுதியானது அல்ல. ஒரு பயனுள்ள விதி:
- நேரம் குறிக்கப்பட்ட பணிகள் (10:00 மணிக்குத் தள ஆய்வு, 15:30 மணிக்கு மதிப்பாய்வு அழைப்பு) சாதாரண நாட்காட்டி நிகழ்வுகளாகின்றன.
- தேதி உண்டு, நேரம் இல்லாத பணிகள் (வெள்ளிக்கிழமைக்குள் ஒப்படைக்க வேண்டியது) முழுநாள் நிகழ்வுகளாகச் சிறப்பாகச் செயல்படுகின்றன; உங்கள் நாளை அடைக்காமலேயே அவை தெரியும்.
- தேதி இல்லாத பணிகள் நாட்காட்டியிலிருந்து முழுமையாக வெளியே இருக்கும். தேதி இல்லை என்றால் அது இன்னும் அட்டவணையிடப்படவில்லை; இல்லாததை இருப்பதுபோல் காட்டுவது குழப்பத்தை மட்டுமே கூட்டும்.
திட்டத்துடன் தொடர்புடைய கூட்டங்களும் நாட்காட்டியில் இருக்க வேண்டும்; வீடியோ இணைப்பு ஏற்கெனவே இணைக்கப்பட்டிருப்பது நல்லது, அப்போதுதான் அழைப்புக்கு ஐந்து நிமிடம் முன் யாரும் மின்னஞ்சலைத் துழாவ வேண்டியதில்லை.
நீங்கள் வழங்கும் அணுகலைச் சரிபாருங்கள்
நாட்காட்டி அனுமதிகள் பெரிதும் வேறுபடுகின்றன. சில ஒருங்கிணைப்புகள் உங்கள் கணக்கில் உள்ள ஒவ்வொரு நிகழ்வையும் படிக்கவும் திருத்தவும் அனுமதி கேட்கின்றன, உங்கள் பல் மருத்துவர் சந்திப்பு உட்பட. வேலை செய்யத் தேவையான மிகக் குறுகிய அணுகலைக் கேட்கும் கருவிகளைத் தேடுங்கள். Google-ஐப் பொறுத்தவரை, செயலி தானே உருவாக்கும் நாட்காட்டிகளை மட்டும் நிர்வகிக்கும் அனுமதியே சிறந்த தேர்வு; அப்போது அது உங்கள் மீதி அட்டவணையை ஒருபோதும் பார்க்கவோ தொடவோ முடியாது.
பிற நாட்காட்டிகளை உள்ளே கொண்டுவருதல்
ஒருங்கிணைப்பு எதிர்த் திசையிலும் செயல்படுகிறது. உங்கள் திட்டக் கருவி உங்கள் பிற நாட்காட்டிகளின் நிகழ்வுகளைக் காட்ட முடிந்தால் (குழுவின் விடுமுறை நாட்காட்டி, வாடிக்கையாளரின் பகிரப்பட்ட அட்டவணை), மோதலைப் பின்னர் கண்டுபிடிப்பதற்குப் பதிலாக, உண்மையான கிடைப்புத்தன்மையைச் சுற்றி வேலையைத் திட்டமிடலாம்.
அமைப்புச் சரிபார்ப்புப் பட்டியல்
- தேதிகள் எங்கே திருத்தப்படும் என்பதை முடிவு செய்யுங்கள். திட்ட வேலைக்கு அது திட்டக் கருவியாக இருக்க வேண்டும்.
- நேரடித் தேதிகளுக்கு ஒருவழி அனுப்புதலை முன்னுரிமைப்படுத்துங்கள்; அனுப்புதல் கிடைக்காத இடத்தில் ஊட்டத்தைப் பயன்படுத்துங்கள்.
- தனித்தனி நிறங்களுடன், ஒவ்வொரு திட்டத்துக்கும் ஒரு நாட்காட்டியைப் பயன்படுத்துங்கள்.
- தேதி மற்றும் நேரம் உள்ள பணிகளை அனுப்புங்கள்; தேதி இல்லாத பணிகளை விட்டுவிடுங்கள்.
- ஒருங்கிணைப்பு வழங்கும் மிகக் குறுகிய அணுகலை வழங்குங்கள்.
- மாதம் ஒருமுறை முடிந்த திட்டங்களை மறையுங்கள்; உங்கள் நாட்காட்டி படிக்கத்தக்கதாக இருக்கும்.
LoopGantt-இல் இது எப்படிச் செயல்படுகிறது
மேலே விவரித்த அணுகுமுறையுடன் LoopGantt, Google Calendar உடன் இணைகிறது.
- ஒவ்வொரு திட்டத்துக்கும் ஒரு நாட்காட்டி. Google-ஐ இணைத்து, எந்தத் திட்டங்களை ஒத்திசைப்பது என்பதைத் தேர்ந்தெடுங்கள். LoopGantt ஒவ்வொன்றுக்கும் தனி நாட்காட்டியை உருவாக்குகிறது, கூடவே உங்கள் சந்திப்புகளுக்கு ஒன்று. நீங்கள் உரிமையாளராக உள்ள திட்டங்கள் இயக்கப்பட்ட நிலையில் தொடங்குகின்றன; பகிரப்பட்ட திட்டங்கள் அணைக்கப்பட்ட நிலையில் தொடங்குகின்றன; எனவே நீங்கள் தேர்வு செய்வதை மட்டுமே ஒத்திசைக்கிறீர்கள்.
- ஒருவழி, நேரடி. தேதிகள் LoopGantt-இல் திருத்தப்பட்டு Google-க்கு அனுப்பப்படுகின்றன: மாற்றங்கள் நிகழும்போதே வரிசையில் சேர்க்கப்பட்டு, பொதுவாகச் சில நிமிடங்களில் தெரிகின்றன; காப்பாக வழக்கமான பின்னணிச் சரிபார்ப்பும் இப்போது ஒத்திசை பொத்தானும் உள்ளன. நாளின் நேரம் கொண்ட பணிகள் நேர நிகழ்வுகளாகின்றன; நேரம் இல்லாத, தேதியுள்ள பணிகள் முழுநாள் நிகழ்வுகளாகின்றன; தேதி இல்லாத பணிகள் வெளியே இருக்கின்றன.
- குறுகிய அணுகல். LoopGantt, தான் உருவாக்கும் நாட்காட்டிகளை நிர்வகிக்கும் அனுமதியை மட்டுமே Google-இடம் கேட்கிறது. உங்கள் Google Calendar-இல் உள்ள வேறு எதையும் அதனால் படிக்கவோ மாற்றவோ முடியாது.
- இணைப்புகளுடன் கூடிய சந்திப்புகள். ஒரு பணி, ஒரு திட்டம் அல்லது உங்கள் நிகழ்ச்சி நிரல் பக்கத்திலிருந்து சந்திப்பை உருவாக்குங்கள், குழு உறுப்பினர்களையும் வெளி விருந்தினர்களையும் மின்னஞ்சல் மூலம் அழையுங்கள் (அழைப்பில் ஒரு .ics கோப்பு இருக்கும்), Google Meet இணைப்பைச் சேருங்கள் அல்லது உங்கள் சொந்த இணைப்பை ஒட்டுங்கள்.
- Apple Calendar, Outlook. உங்கள் தனிப்பட்ட iCal ஊட்டத்துக்குச் சந்தா செலுத்துங்கள்; அதில் உங்கள் எல்லாத் திட்டங்களிலும் உள்ள தேதியுள்ள ஒவ்வொரு பணியும் இருக்கும். Microsoft Teams இணைப்புகளுடன் நேரடி Outlook ஒத்திசைவு விரைவில் வருகிறது.
- உங்கள் பிற நாட்காட்டிகள், LoopGantt-க்குள். வேறு எந்த நாட்காட்டியின் iCal இணைப்பையும் ஒட்டுங்கள்; அதன் நிகழ்வுகள் உங்கள் LoopGantt நாட்காட்டி, நிகழ்ச்சி நிரல் ஆகியவற்றில், உங்கள் திட்ட வேலைக்கு அருகில் தோன்றும்.
இலவச சந்தாத் திட்டத்தில் இணைக்கப்பட்ட ஒரு நாட்காட்டிச் செயலியும் iCal ஊட்டமும் அடங்கும்; Pro, Teams சந்தாக்களில் தேவையான அளவு இணைக்கலாம். அமைக்க, இலவசக் கணக்கை உருவாக்குங்கள், அமைப்புகள் → ஒருங்கிணைப்புகள் என்பதைத் திறந்து, Google Calendar-ஐ இணையுங்கள்.
சுருக்கமாக
தேதிகள் திருத்தப்படும் ஓர் இடத்தைத் தேர்ந்தெடுங்கள், அந்தத் தேதிகளை மக்கள் ஏற்கெனவே பார்க்கும் நாட்காட்டிக்கு அனுப்புங்கள், ஒவ்வொரு திட்டத்துக்கும் அதற்கென ஒரு நாட்காட்டியைக் கொடுங்கள். சந்தா ஊட்டங்கள் நல்ல மாற்று வழி; இருவழி ஒத்திசைவு அதன் முரண்பாடுகளுக்கு அரிதாகவே தகுதியானது. ஒருமுறை அமைத்துவிட்டால், இரண்டு கால அட்டவணைகளை மனதுக்குள் இணைப்பதில் உங்கள் காலை தொடங்குவது நின்றுவிடும்.