பணி பகுப்பு கட்டமைப்பை (WBS) உருவாக்குவது எப்படி

சுருக்கமான பதில்: பணி பகுப்பு கட்டமைப்பு (WBS) ஒரு திட்டத்தைச் சிறிய, நிர்வகிக்கக்கூடிய பகுதிகளாகப் பிரிக்கிறது — முதலில் கட்டங்கள், பிறகு வழங்கல்கள், பிறகு பணிகள். ஒன்றை உருவாக்க, இறுதி வழங்கலிலிருந்து தொடங்குங்கள், அதை முக்கியக் கட்டங்களாகப் பிரியுங்கள், பிறகு ஒவ்வொரு கட்டத்தையும் மதிப்பிடவும் ஒதுக்கவும் முடியும் அளவுக்குச் சிறிய பணிகளாகப் பகுங்கள். ஒவ்வொரு உருப்படியும் ஒருவர் பொறுப்பேற்கக்கூடிய ஒரு வேலைத் துண்டாக ஆனதும் நிறுத்துங்கள்.

பணி பகுப்பு கட்டமைப்பு என்றால் என்ன?

WBS என்பது ஒரு திட்டம் வழங்க வேண்டிய அனைத்தையும் படிநிலையாகப் பகுத்துக் காட்டுவது. உச்சியில் திட்டமே இருக்கிறது; அதன் கீழ் கட்டங்கள் அல்லது முக்கிய வழங்கல்கள்; அவற்றின் கீழ் தனித்தனி பணிகள். இது வரம்பின் வரைபடம் — கால அட்டவணை அல்ல. இது “என்ன செய்ய வேண்டும்” என்பதற்குப் பதிலளிக்கிறது; Gantt விளக்கப்படம் “எப்போது” என்பதற்குப் பதிலளிக்கிறது.

நல்ல WBS ஒரு திட்டத்தை எல்லைக்குட்பட்டதாக உணரவைக்கிறது. அச்சுறுத்தும் ஒற்றை இலக்குக்குப் பதிலாக, நீங்கள் மதிப்பிடவும், ஒதுக்கவும், கண்காணிக்கவும் கூடிய உறுதியான துண்டுகளின் ஒரு மரம் உங்களிடம் இருக்கும்.

WBS-ஐப் படிப்படியாக உருவாக்குவது எப்படி

1. இறுதி வழங்கலிலிருந்து தொடங்குங்கள்

இறுதி விளைவை உச்சியில் வையுங்கள் — “மொபைல் செயலியை அறிமுகப்படுத்துவது”, “வீட்டைக் கட்டுவது”, “மாநாட்டை நடத்துவது”. இதன் கீழுள்ள அனைத்தும் இதை உருவாக்குவதற்காகவே இருக்கின்றன.

2. அதை முக்கியக் கட்டங்களாகப் பிரியுங்கள்

வேலையின் நான்கு முதல் எட்டு பெரிய பகுதிகளை அடையாளம் காணுங்கள். மென்பொருளுக்கு அவை கண்டறிதல், வடிவமைப்பு, உருவாக்கம், சோதனை, அறிமுகம் என இருக்கலாம். இவையே உங்கள் இரண்டாம் நிலை ஆகும்.

3. ஒவ்வொரு கட்டத்தையும் பணிகளாகப் பகுங்கள்

ஒவ்வொரு கட்டத்தின் கீழும், அதை முடிக்கத் தேவையான உறுதியான வேலைகளைப் பட்டியலிடுங்கள். “வடிவமைப்பு” என்பது வயர்ஃப்ரேம்கள், காட்சி வடிவமைப்பு, வடிவமைப்பு மதிப்பாய்வு, ஒப்படைப்பு எனப் பிரியலாம்.

4. சரியான அளவு விவரத்தில் நிறுத்துங்கள்

ஒவ்வொரு பணியும் நம்பிக்கையுடன் மதிப்பிடவும் ஒரே பொறுப்பாளரிடம் ஒதுக்கவும் கூடிய அளவுக்குச் சிறியதாகும் வரை பகுத்துக்கொண்டே இருங்கள் — பொதுவாக சில மணிநேரம் முதல் சில நாட்கள் வரையிலான வேலை. இன்னும் நுணுக்கமாகப் போனால் தேவையற்ற இரைச்சல் உருவாகும்; இன்னும் மேலோட்டமாக நின்றால் அபாயம் மறைந்துவிடும்.

100% விதியும் பிற வழிகாட்டுதல்களும்

WBS-இன் மிக முக்கியமான கொள்கை 100% விதி: எந்த உருப்படியின் கீழுள்ள உட்பிரிவுகளும் கூட்டாக அந்த உருப்படியின் வரம்பில் சரியாக 100% ஆக இருக்க வேண்டும் — கூடவும் கூடாது, குறையவும் கூடாது. ஒரு கட்டத்தின் பணிகள் அதை முழுமையாக உள்ளடக்கவில்லை என்றால், ஏதோ விடுபட்டுள்ளது; அவை அதைத் தாண்டினால், வரம்பு மீறல் (scope creep) நடக்கிறது.

இன்னும் சில வழிகாட்டுதல்கள்: WBS உருப்படிகளைத் தெளிவற்ற செயல்பாடுகளாக அல்லாமல், வழங்கல்கள் அல்லது விளைவுகளாக (பெயர்ச்சொற்கள்) விவரியுங்கள்; ஒரே வேலை இருமுறை கணக்கிடப்படாமல் இருக்க, ஒவ்வொரு உருப்படியையும் மற்றவற்றிலிருந்து தனித்தனியாக வையுங்கள்; பெரும்பாலான திட்டங்களுக்கு மூன்று அல்லது நான்கு நிலைகளுக்கு மேல் ஆழமாகச் செல்லாதீர்கள்.

WBS vs Gantt விளக்கப்படம்

WBS-உம் Gantt விளக்கப்படமும் ஒரே வேலையின் இரண்டு காட்சிகள். WBS வரம்பை ஒரு படிநிலையாக ஒழுங்கமைக்கிறது; Gantt விளக்கப்படம் அதே பணிகளைச் சார்புகள், தேதிகளுடன் ஒரு காலவரிசையில் வைக்கிறது. என்ன என்பதைப் பிடிக்க முதலில் WBS-ஐ உருவாக்குகிறீர்கள், பிறகு எப்போது என்பதைத் திட்டமிட அதை Gantt விளக்கப்படத்தில் அட்டவணையிடுகிறீர்கள்.

LoopGantt-இல் இரண்டும் ஒரே தரவு: WBS மரத்தில் கட்டங்களின் கீழ் பணிகளை உள்ளமையுங்கள்; அவை படிநிலை மாறாமல் தானாகவே Gantt விளக்கப்படத்தில் தோன்றும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

WBS-இல் 100% விதி என்றால் என்ன?

எந்தக் கூறின் உட்பிரிவுகளும் அந்தக் கூறின் வரம்பில் சரியாக 100%-ஐக் குறிக்க வேண்டும் என்று அது சொல்கிறது — இடைவெளிகளும் இல்லாமல், ஒன்றின்மேல் ஒன்று படிதலும் இல்லாமல், அவை சேர்ந்து அந்தக் கூறை முழுமையாக வரையறுக்கின்றன.

ஒரு WBS-இல் எத்தனை நிலைகள் இருக்க வேண்டும்?

பெரும்பாலான திட்டங்களுக்கு மூன்று முதல் நான்கு நிலைகள் தேவை: திட்டம், கட்டம், பணி (சில சமயம் துணைப் பணி). இதைவிட ஆழமாகச் சென்றால் பொதுவாகத் தெளிவு கூடாமல் நிர்வாகச் சுமை மட்டுமே கூடும்.

WBS-உம் பணிப் பட்டியலும் ஒன்றா?

இல்லை. பணிப் பட்டியல் தட்டையானது; WBS படிநிலையானது, பணிகளை வழங்கல்கள், கட்டங்களின் கீழ் ஒழுங்கமைக்கிறது; இதனால் வரம்பு, பொறுப்பு, முன்னேற்றம் ஆகியவற்றைப் பார்ப்பது மிக எளிதாகிறது.

உங்கள் WBS-ஐக் கால அட்டவணையாக மாற்றுங்கள்

LoopGantt-இல் இலவச WBS-ஐ உருவாக்குங்கள் — கட்டங்களின் கீழ் பணிகளை உள்ளமையுங்கள், பிறகு அவை சார்புகள், முக்கியப் பாதையுடன் ஒரு Gantt விளக்கப்படத்தில் நிரம்புவதைப் பாருங்கள், அனைத்தும் ஒரே திட்டத்திலிருந்து.