உங்கள் குழு உண்மையில் பயன்படுத்தும் கன்பன் பலகையை அமைப்பது எப்படி

பெரும்பாலான கன்பன் பலகைகள் சத்தமில்லாமல் இறந்துவிடுகின்றன. முதல் வாரம் எல்லோரும் அட்டைகளை இழுத்து நகர்த்துகிறார்கள். நான்காவது வாரத்துக்குள் பாதி அட்டைகள் பொறுப்பாளர் இல்லாமல் "செயலில் உள்ளது" நெடுவரிசையில் கிடக்கின்றன, "முடிந்தது" நெடுவரிசையில் யாரும் பார்க்காத நூறு அட்டைகள் குவிந்திருக்கின்றன, உண்மையான நிலை மீண்டும் ஏதோ ஒரு அரட்டைத் தொடரில் போய் வாழ்கிறது.

கன்பன் வேலை செய்யாது என்பதால் பலகை தோற்கவில்லை. நெடுவரிசைகள் கொண்ட ஒரு செய்ய வேண்டிய பட்டியலாக அது அமைக்கப்பட்டதால்தான் தோற்றது. கன்பன் பலகை என்பது உங்கள் குழுவின் வழியே வேலை எப்படிப் பாய்கிறது என்பதன் படம். அந்தப் படம் சரியாக இருந்தால், பலகை தன்னைத்தானே பராமரித்துக்கொள்ளும். தவறாக இருந்தால், எவ்வளவு ஒழுக்கம் இருந்தாலும் அதைக் காப்பாற்ற முடியாது.

ஏறக்குறைய ஒரு மணி நேரத்தில் அதைச் சரியாக அமைப்பது எப்படி என்று இங்கே பார்க்கலாம்.

வேலை உண்மையில் எப்படி நகர்கிறது என்பதிலிருந்து தொடங்குங்கள்

ஒரு நெடுவரிசையை உருவாக்கும் முன்பே, உங்கள் குழு கடைசியாக முடித்த மூன்று வேலைகளையும், ஒவ்வொன்றும் கடந்து வந்த படிகளையும் எழுதுங்கள். அது கடந்து வந்திருக்க வேண்டிய படிகள் அல்ல. உண்மையில் கடந்தவை.

பொதுவாக நான்கு முதல் ஆறு நிலைகள் கிடைக்கும். ஒரு சிறிய மார்க்கெட்டிங் குழுவுக்கு: யோசனை, வரைவு, மதிப்பாய்வு, திட்டமிடப்பட்டது, வெளியிடப்பட்டது. ஒரு மென்பொருள் குழுவுக்கு: தயார், உருவாக்கம், கோட் மதிப்பாய்வு, சோதனை, வெளியீடு. ஒரு கட்டுமான அலுவலகத்துக்கு: விலைப்புள்ளி, ஒப்புதல், ஆர்டர், தளத்தில், இறுதி ஒப்புதல்.

அந்த நிலைகளே உங்கள் நெடுவரிசைகள். பாடப்புத்தக "செய்ய வேண்டியது / செய்துகொண்டிருப்பது / முடிந்தது" என்பதிலிருந்து தொடங்கினால், உங்கள் "செய்துகொண்டிருப்பது" நெடுவரிசை மூன்று வகையான காத்திருப்பை மறைத்துவிடும்; காத்திருப்பை வெளிப்படுத்துவதற்காகத்தான் கன்பன் இருக்கிறது.

இரண்டு விதிகள் நெடுவரிசைப் பட்டியலை நேர்மையாக வைக்கின்றன:

• ஒவ்வொரு நெடுவரிசையும் வேறொரு நபர் அல்லது வேறொரு செயல்பாடு ஈடுபடுவதைக் குறிக்க வேண்டும். இரண்டு நெடுவரிசைகளை எப்போதும் ஒரே நபர் ஒரே அமர்வில் கையாண்டால், அவற்றை இணைத்துவிடுங்கள்.
• காத்திருப்பைக் கண்ணுக்குத் தெரியும்படி செய்யுங்கள். "நிறுத்தி வைக்கப்பட்டுள்ளது" அல்லது "வாடிக்கையாளருக்காகக் காத்திருக்கிறது" என்பது தோல்வியின் ஒப்புதல் அல்ல. அதுதான் பலகையின் மிகப் பயனுள்ள நெடுவரிசை, ஏனெனில் வேலை எங்கே சிக்குகிறது என்பதை அது காட்டுகிறது.

நடப்பில் உள்ள வேலையை (WIP) வரம்பிடுங்கள்

குழுக்கள் தவிர்க்கும் பகுதி இதுதான்; கன்பனை வேலை செய்ய வைப்பதும் இந்தப் பகுதிதான்.

WIP வரம்பு என்பது ஒரு நெடுவரிசையில் ஒரே நேரத்தில் எத்தனை அட்டைகள் இருக்கலாம் என்பதற்கான உச்சவரம்பு. "மதிப்பாய்வில்" நிரம்பியதும், யாரும் புதிய வேலையைத் தொடங்குவதில்லை; அதற்குப் பதிலாக மதிப்பாய்வு வரிசையைக் காலி செய்ய உதவுகிறார்கள். சுமார் ஒரு வாரம் இது மெதுவாகத் தோன்றும். பிறகு சுழற்சி நேரம் குறைகிறது, ஏனெனில் பாதி முடிந்த வேலை குவிவது நிற்கிறது, ஒரு வேலையிலிருந்து இன்னொன்றுக்குத் தாவுவது கிட்டத்தட்ட இல்லாமல் போகிறது.

தொடங்குவதற்கு நியாயமான எண்: அந்த நிலையில் வேலை செய்யும் நபர்களின் எண்ணிக்கையுடன் ஒன்று. மூன்று டெவலப்பர்கள் கொண்ட குழு "உருவாக்கம்" நெடுவரிசைக்கு 4 என்று வைக்கலாம். இரண்டு வாரங்கள் பலகையைக் கவனித்த பிறகு சரிசெய்யுங்கள்.

உங்கள் கருவி வரம்புகளைக் கட்டாயப்படுத்தவில்லை என்றால், அவற்றை நெடுவரிசைப் பெயரிலேயே எழுதுங்கள், உதாரணமாக "செயலில் உள்ளது (4)", அந்த எண்ணைக் குழுவின் ஒப்பந்தமாகக் கருதுங்கள். கண்ணுக்குத் தெரியும் எண்ணே பெரும்பாலான வேலையைச் செய்துவிடும்; ஐந்தாவது அட்டையை இழுத்து வருபவராக யாரும் இருக்க விரும்புவதில்லை.

அட்டைகளைச் சிறியதாகவும் குறிப்பிட்டதாகவும் வையுங்கள்

ஒரு நபர் சில நாட்களில் முடிக்கக்கூடிய ஒரு வேலையை ஓர் அட்டை விவரிக்க வேண்டும். "இணையதளம்" என்பது அட்டை அல்ல. "முகப்புப் பக்கத்தின் ஹீரோ வாசகத்தை எழுது" என்பது அட்டை.

நல்ல அட்டைகள் ஒரே பார்வையில் மூன்று கேள்விகளுக்குப் பதிலளிக்கின்றன:

• இதற்கு யார் பொறுப்பு? ஒரே ஒரு பெயர். அட்டையில் பகிர்ந்த பொறுப்பு என்றால் யாருக்கும் பொறுப்பு இல்லை என்று அர்த்தம்.
• இது எப்போது முக்கியம்? நேரம் உண்மையிலேயே முக்கியம் என்றால், ஒரு இறுதித் தேதி அல்லது தேதி வரம்பு.
• "முடிந்தது" என்றால் என்ன? அதைச் சொல்ல எளிய வழி ஒரு சிறு சரிபார்ப்புப் பட்டியல். "வரைவு, சட்டச் சரிபார்ப்பு, பதிவேற்றம்" என்பது ஒரு தெளிவற்ற அட்டையை, முடியாதபோது முடிந்துவிட்டது என்று யாரும் வாதிட முடியாத ஒன்றாக மாற்றுகிறது.

ஓர் அட்டை ஒரு வாரத்துக்கு மேல் ஒரே நெடுவரிசையில் கிடந்தால், அது ஒன்று போல் நடிக்கும் இரண்டு அல்லது மூன்று அட்டைகளாக இருக்கலாம். அதைப் பிரியுங்கள்.

பெரிய குழுவாக்கங்களுக்கு நீச்சல் பாதைகளைப் (swimlanes) பயன்படுத்துங்கள்

நீச்சல் பாதைகள் பலகை முழுவதும் செல்லும் கிடைமட்ட வரிசைகள். அட்டைகளின் சுவராக மாறாமல், ஒரே பலகையில் பல வேலை ஓட்டங்களை வைத்திருக்க அவை உதவுகின்றன.

மிகப் பொதுவான குழுவாக்கங்கள் திட்டக் கட்டம், வாடிக்கையாளர் அல்லது வேலையின் வகை. ஸ்டாண்ட்-அப் கூட்டங்களில் உங்கள் குழு அதிகம் கேட்கும் குழுவாக்கத்தைத் தேர்ந்தெடுங்கள். "வெளியீட்டுப் பணிகள் எந்த நிலையில் இருக்கின்றன?" என்று மக்கள் திரும்பத் திரும்பக் கேட்டால், கட்டத்தின்படி குழுவாக்குங்கள்; வெளியீட்டு வரிசையே அந்தக் கேள்விக்குப் பதில் சொல்லிவிடும்.

ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட குழுவாக்கங்களை அடுக்காதீர்கள். வாடிக்கையாளர் மற்றும் கட்டம் மற்றும் முன்னுரிமையின்படி பிரிக்கப்பட்ட பலகை, கூடுதல் படிகள் கொண்ட ஒரு விரிதாள் மட்டுமே.

பலகைக்கு ஒரு தாளம் கொடுங்கள்

யாரும் பார்க்காத பலகை சில நாட்களில் பழையதாகிவிடும். இரண்டு சிறு பழக்கங்கள் அதை உயிரோடு வைக்கின்றன:

• தினசரிப் பார்வை (5–10 நிமிடங்கள்). முடிவுக்கு மிக அருகில் உள்ள நெடுவரிசையிலிருந்து தொடங்கி, பலகையை வலமிருந்து இடமாகப் படியுங்கள். நேற்று எல்லோரும் என்ன செய்தார்கள் என்பதல்ல, ஒவ்வோர் அட்டையையும் எது தடுக்கிறது என்று கேளுங்கள். தொடங்குவதை விட முடிப்பதே முக்கியம்.
• வாராந்திரச் சுத்தம் (15 நிமிடங்கள்). முடிந்த அட்டைகளைக் காப்பகப்படுத்துங்கள் அல்லது சுருக்குங்கள், ஒரு வாரமாக அசையாமல் இருப்பதைப் பிரியுங்கள், உங்கள் WIP வரம்புகள் இன்னும் பொருந்துகின்றனவா என்று சரிபாருங்கள்.

வலமிருந்து இடமாகப் படிப்பது உரையாடலையே மாற்றும் சிறு உத்தி. யாரோ தொடங்க விரும்பும் பளபளப்பான புதிய அட்டையை விட, இறுதிக் கோட்டுக்கு மிக அருகில் உள்ள வேலையின் மீது அது கவனத்தை ஈர்க்கிறது.

பொதுவான தவறுகள்

• அளவுக்கு மீறிய நெடுவரிசைகள். ஏழு அல்லது எட்டுக்கு மேல் போனால், ஓர் அட்டை எங்கே சேர வேண்டும் என்பது மக்களுக்குத் தெரியாமல் போகிறது. எப்போதும் சேர்ந்தே நடக்கும் நிலைகளை இணையுங்கள்.
• பலகையை வாகன நிறுத்துமிடமாகப் பயன்படுத்துதல். யோசனைகளும் "என்றாவது ஒருநாள்" வகை உருப்படிகளும் பேக்லாக்கில் சேர வேண்டும், உங்கள் முதல் நெடுவரிசையில் அல்ல. நீங்கள் உறுதியளித்த வேலைக்கு மட்டும் முதல் நெடுவரிசையை வையுங்கள்.
• புதுப்பிக்காமல் அட்டைகளை நகர்த்துதல். ஓர் அட்டை "முடிந்தது"க்கு நகர்ந்தும் தேதிகளும் முன்னேற்றமும் இன்னும் 20% என்று சொன்னால், மக்கள் பலகையை நம்புவதை நிறுத்திவிடுவார்கள். அட்டைகள் நகரும்போது முன்னேற்றத்தைப் புதுப்பிக்கும் கருவியைத் தேர்ந்தெடுங்கள், அல்லது அதைக் குழுப் பழக்கமாக்குங்கள்.
• திட்டமிடலுக்குப் பதிலாக கன்பன். பலகை ஓட்டத்தைக் காட்டுகிறது. அடித்தள வேலை தொடங்கும் முன் அனுமதிச் சான்று வந்தாக வேண்டும் என்பதை அது காட்டுவதில்லை. வேலைக்குக் கடுமையான சார்புகளும் காலக்கெடுவும் இருக்கும்போது, உங்களுக்கு ஒரு காலவரிசையும் தேவை. எப்போது எதைப் பயன்படுத்துவது என்பது பற்றி Gantt விளக்கப்படம் vs கன்பன் பலகை கட்டுரையில் எழுதியிருக்கிறோம்.

LoopGantt-இல் இதை அமைத்தல்

LoopGantt-இன் கன்பன் பலகை, உங்கள் Gantt விளக்கப்படம், நாட்காட்டி, அட்டவணை ஆகியவற்றில் உள்ள அதே பணிகளைக் காட்டுகிறது; எனவே கருவிகளுக்கு இடையே எதையும் நகலெடுக்கத் தேவையில்லை. பலகையில் நகர்த்தப்படும் அட்டையும் காலவரிசையில் நகரும் பணியும் ஒன்றே.

• உங்கள் செயல்முறைக்கு ஏற்ற நெடுவரிசைகள். ஒவ்வொரு திட்டமும் தொடங்கப்படவில்லை, செயலில் உள்ளது, நிறுத்தி வைக்கப்பட்டுள்ளது, முடிக்கப்பட்டது ஆகிய நெடுவரிசைகளுடன் தொடங்குகிறது. நீங்கள் நெடுவரிசைகளின் பெயரை மாற்றலாம், நிறம் மாற்றலாம், வரிசை மாற்றலாம், சேர்க்கலாம், நீக்கலாம்; 2 முதல் 8 வரை. ஒரு நெடுவரிசையை நீக்கினால், அதன் அட்டைகள் தொலைந்துபோகாமல் அருகிலுள்ள நெடுவரிசைக்கு நகர்கின்றன.
• கூடவே வரும் முன்னேற்றம். ஓர் அட்டை தன்னில் வந்து சேரும்போது முன்னேற்றத்தைத் தானாக அமைக்கும்படி ஒவ்வொரு நெடுவரிசையையும் அமைக்கலாம்; இதனால் "முடிந்தது" என்பது Gantt விளக்கப்படம், ஏற்றுமதிகள் உட்பட எல்லா இடத்திலும் 100% ஆகிறது. நகர்வுகளைச் செயல்தவிர்க்கலாம்.
• கட்ட நீச்சல் பாதைகள். அட்டைகளைத் திட்டக் கட்டத்தின்படி குழுவாக்க கட்டங்கள் என்பதை இயக்குங்கள், அல்லது ஒற்றைத் தட்டையான பலகைக்கு அதை அணையுங்கள்.
• திட்டத் தகவலைச் சுமக்கும் அட்டைகள். அட்டைகள் தேதிகள், கால அளவு, முன்னேற்றப் பட்டை, சரிபார்ப்புப் பட்டியல் எண்ணிக்கை, முக்கியப் பாதைப் பணிகள், உயர் முன்னுரிமை, சார்புகளுக்கான குறிச்சொற்கள் ஆகியவற்றைக் காட்டலாம்; எந்த அட்டை உண்மையில் காலக்கெடுவை அச்சுறுத்துகிறது என்பதை நீங்கள் காணலாம்.
• அட்டையிலிருந்தே கவனம். ஓர் அட்டையிலிருந்து நேரடியாக 25 நிமிட கவன அமர்வைத் தொடங்குங்கள்; அமர்வு முடியும்போது நேரம் பணியில் பதிவாகிறது.
• உங்கள் போனில். சிறிய திரைகளில் பலகை ஒரு நேரத்தில் ஒரு நெடுவரிசையைக் காட்டுகிறது; நெடுவரிசைகளுக்கு இடையே ஸ்வைப் செய்து நகரலாம்.

கன்பன் பலகை இலவச சந்தாத் திட்டத்தில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளது. மேலே உள்ள அமைப்பை முயற்சிக்க விரும்பினால், ஒரு திட்டத்தை உருவாக்குங்கள், கன்பன் தாவலைத் திறங்கள். அல்லது AI திட்டமிடுபவரைக் கொண்டு உங்கள் திட்டத்தின் முதல் பதிப்பை உருவாக்கி, பிறகு உங்கள் குழு வேலை செய்யும் விதத்துக்கு ஏற்ப நெடுவரிசைகளை மாற்றியமையுங்கள்.

சுருக்கமாக

வேலை உண்மையில் எப்படி நகர்கிறது என்பதிலிருந்து நெடுவரிசைகளை உருவாக்குங்கள், நடப்பில் உள்ள வேலையை வரம்பிடுங்கள், அட்டைகளை ஒரே பொறுப்பாளருடன் சிறியதாக வையுங்கள், ஒரே வகை நீச்சல் பாதையால் குழுவாக்குங்கள், ஒவ்வொரு நாளும் பலகையை வலமிருந்து இடமாகப் பாருங்கள். முழு முறையும் இதுதான். பலகை உண்மையைச் சொல்லும் வரை பயனுள்ளதாக இருக்கும்; இந்தப் பழக்கங்கள்தான் அதை உண்மையாக வைத்திருக்கின்றன.