Hầu hết mọi người sống với hai lịch trình. Cuộc họp nằm trong Google Calendar hoặc Outlook. Công việc dự án nằm trong biểu đồ Gantt, một bảng hoặc một bảng tính. Mỗi sáng, ai đó phải tự gộp hai thứ này trong đầu, và mỗi tuần lại có một hạn chót bị trễ vì nó chỉ có ở chỗ này mà không có ở chỗ kia.
Kết nối công cụ dự án với lịch sẽ giải quyết chuyện đó, nhưng “tích hợp lịch” có tới ba nghĩa khá khác nhau. Chọn nhầm loại chính là lý do rất nhiều tích hợp bị tắt sau một tháng.
Ba cách một tích hợp lịch có thể hoạt động
1. Feed đăng ký (chỉ đọc). Công cụ dự án xuất bản một liên kết iCal, và ứng dụng lịch của bạn đăng ký theo dõi nó. Thiết lập mất ba mươi giây và hoạt động với gần như mọi ứng dụng lịch: Google, Apple và Outlook.
Điểm yếu là độ cập nhật. Ứng dụng lịch tự quyết định khi nào đọc lại feed, và có ứng dụng mất hàng giờ. Google Calendar nổi tiếng là làm mới các lịch đã đăng ký rất chậm. Feed phù hợp để xem “tháng này có gì sắp tới”, nhưng gây khó chịu khi “hạn chót vừa bị dời sáng nay”.
2. Đẩy một chiều. Công cụ dự án ghi sự kiện trực tiếp vào lịch của bạn mỗi khi nhiệm vụ thay đổi. Thay đổi xuất hiện trong vài phút chứ không phải vài giờ. Lịch trở thành một góc nhìn trực tiếp vào kế hoạch, còn kế hoạch vẫn là nơi duy nhất để chỉnh sửa ngày.
3. Đồng bộ hai chiều. Chỉnh sửa ở bên nào cũng được chuyển sang bên kia. Nghe thì lý tưởng, nhưng đây là cách khó làm đúng nhất. Khi ai đó kéo một cuộc họp trong lịch, đồng thời một quan hệ phụ thuộc trong kế hoạch lại dời chính nhiệm vụ đó, bên nào thắng? Các công cụ đồng bộ hai chiều phải trả lời xung đột này mỗi lần, và khi trả lời sai, mọi người sẽ thôi tin vào cả hai lịch.
Với công việc dự án, đẩy một chiều thường là lựa chọn mặc định đúng. Các ngày trong kế hoạch liên kết với nhau; dời một nhiệm vụ có thể kéo theo mười nhiệm vụ khác. Logic đó nằm trong công cụ dự án, nên ngày cũng nên được chỉnh sửa ở đó. Nhiệm vụ của lịch là hiển thị kết quả ở nơi bạn vốn đã xem.
Mỗi dự án một lịch
Lựa chọn thiết kế quan trọng thứ hai: sự kiện sẽ nằm ở đâu.
Đổ mọi nhiệm vụ của mọi dự án vào lịch chính sẽ biến nó thành một mớ hỗn độn chỉ sau một tuần. Một cách tốt hơn là mỗi dự án một lịch. Mỗi dự án có lịch riêng với màu riêng, nhờ đó bạn có thể:
- Hiện hoặc ẩn một dự án chỉ bằng một cú nhấp.
- Chia sẻ lịch của một dự án với khách hàng mà không để lộ toàn bộ lịch trình của bạn.
- Tắt một dự án đã xong mà không phải xóa tay bất cứ thứ gì.
Những gì nên đưa lên lịch
Không phải nhiệm vụ nào cũng xứng đáng có một ô trên lịch. Một quy tắc hữu ích:
- Nhiệm vụ có giờ cụ thể (khảo sát công trường lúc 10:00, cuộc gọi duyệt lúc 15:30) trở thành sự kiện lịch bình thường.
- Nhiệm vụ có ngày nhưng không có giờ (một sản phẩm bàn giao hạn thứ Sáu) phù hợp nhất ở dạng sự kiện cả ngày, để chúng hiện ra mà không chiếm chỗ trong ngày của bạn.
- Nhiệm vụ chưa có ngày hoàn toàn không đưa lên lịch. Nếu chưa có ngày, nghĩa là nó chưa được lên lịch, và giả vờ ngược lại chỉ thêm rối.
Các cuộc họp gắn với dự án cũng nên nằm trên lịch, tốt nhất là đã kèm sẵn liên kết họp video, để không ai phải lục email năm phút trước giờ họp.
Kiểm tra quyền truy cập bạn cấp
Quyền truy cập lịch khác nhau rất nhiều. Một số tích hợp yêu cầu đọc và chỉnh sửa mọi sự kiện trong tài khoản của bạn, kể cả lịch hẹn nha sĩ. Hãy chọn công cụ yêu cầu quyền hẹp nhất mà vẫn hoạt động được. Với Google, lựa chọn tốt nhất là quyền chỉ quản lý những lịch do chính ứng dụng tạo ra, để nó không bao giờ có thể xem hay động vào phần còn lại trong lịch trình của bạn.
Kéo các lịch khác vào
Tích hợp cũng có thể chạy theo chiều ngược lại. Nếu công cụ dự án hiển thị được sự kiện từ các lịch khác của bạn (lịch nghỉ lễ của nhóm, lịch chia sẻ của khách hàng), bạn có thể lập kế hoạch công việc dựa trên thời gian rảnh thực tế thay vì đến lúc trùng lịch mới phát hiện.
Danh sách kiểm tra khi thiết lập
- Quyết định nơi chỉnh sửa ngày. Với công việc dự án, đó nên là công cụ dự án.
- Ưu tiên đẩy một chiều cho ngày cập nhật trực tiếp; dùng feed khi không thể đẩy.
- Dùng mỗi dự án một lịch, với màu khác nhau.
- Đẩy các nhiệm vụ có ngày và có giờ; bỏ qua nhiệm vụ chưa có ngày.
- Cấp quyền truy cập hẹp nhất mà tích hợp cho phép.
- Mỗi tháng một lần, ẩn các dự án đã xong để lịch luôn dễ đọc.
Cách LoopGantt thực hiện
LoopGantt kết nối với Google Calendar theo đúng cách tiếp cận ở trên.
- Mỗi dự án một lịch. Kết nối Google, rồi chọn những dự án cần đồng bộ. LoopGantt tạo một lịch riêng cho từng dự án, cộng thêm một lịch cho các cuộc họp của bạn. Dự án bạn sở hữu được bật sẵn; dự án được chia sẻ ban đầu ở trạng thái tắt, nên bạn chỉ đồng bộ những gì mình chọn.
- Một chiều và trực tiếp. Ngày được chỉnh sửa trong LoopGantt và đẩy sang Google: thay đổi được xếp hàng ngay khi xảy ra và thường xuất hiện trong vài phút, kèm một đợt quét nền định kỳ và nút “Đồng bộ ngay” làm phương án dự phòng. Nhiệm vụ có giờ trong ngày trở thành sự kiện có giờ; nhiệm vụ có ngày nhưng không có giờ trở thành sự kiện cả ngày; nhiệm vụ chưa có ngày không được đưa lên.
- Quyền truy cập hẹp. LoopGantt chỉ xin Google quyền quản lý các lịch mà nó tạo ra. Nó không thể đọc hay thay đổi bất cứ thứ gì khác trong Google Calendar của bạn.
- Cuộc họp kèm liên kết. Tạo cuộc họp từ một nhiệm vụ, một dự án hoặc Lịch việc của bạn, mời đồng đội và khách bên ngoài qua email (lời mời kèm tệp .ics), và thêm liên kết Google Meet hoặc dán liên kết của riêng bạn.
- Apple Calendar và Outlook. Đăng ký feed iCal cá nhân của bạn, trong đó có mọi nhiệm vụ có ngày trên tất cả dự án. Đồng bộ trực tiếp với Outlook kèm liên kết Microsoft Teams sắp ra mắt.
- Các lịch khác của bạn, ngay trong LoopGantt. Dán liên kết iCal của bất kỳ lịch nào khác và các sự kiện của nó sẽ xuất hiện trên Lịch và Lịch việc trong LoopGantt, bên cạnh công việc dự án của bạn.
Gói miễn phí bao gồm một ứng dụng lịch được kết nối cùng feed iCal; gói Pro và Teams có thể kết nối bao nhiêu tùy nhu cầu. Để thiết lập, hãy tạo tài khoản miễn phí, mở Cài đặt → Tích hợp và kết nối Google Calendar.
Tóm tắt
Chọn một nơi duy nhất để chỉnh sửa ngày, đẩy những ngày đó sang lịch mà mọi người vẫn xem, và cho mỗi dự án một lịch riêng. Feed đăng ký là phương án dự phòng ổn; đồng bộ hai chiều hiếm khi đáng với những xung đột nó gây ra. Thiết lập một lần, và buổi sáng của bạn sẽ không còn bắt đầu bằng việc gộp hai lịch trình trong đầu.