చాలా మంది రెండు షెడ్యూల్‌లలో జీవిస్తారు. మీటింగ్‌లు Google Calendar లేదా Outlookలో ఉంటాయి. ప్రాజెక్ట్ పని Gantt చార్ట్, బోర్డు లేదా స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో ఉంటుంది. ప్రతి ఉదయం ఎవరో ఒకరు ఆ రెండింటినీ మనసులో కలపాల్సి వస్తుంది, ప్రతి వారం ఏదో ఒక గడువు జారిపోతుంది, ఎందుకంటే అది ఒక చోట ఉంది, మరో చోట లేదు.
మీ ప్రాజెక్ట్ టూల్‌ను క్యాలెండర్‌తో అనుసంధానించడం దీన్ని సరిచేస్తుంది, కానీ "క్యాలెండర్ ఇంటిగ్రేషన్" అంటే మూడు చాలా భిన్నమైన విషయాలు. తప్పుదాన్ని ఎంచుకోవడం వల్లే చాలా ఇంటిగ్రేషన్లు నెల తర్వాత ఆఫ్ చేయబడతాయి.
క్యాలెండర్ ఇంటిగ్రేషన్ పనిచేసే మూడు మార్గాలు
1. సబ్‌స్క్రిప్షన్ ఫీడ్ (చదవడానికి మాత్రమే). మీ ప్రాజెక్ట్ టూల్ ఒక iCal లింక్‌ను ప్రచురిస్తుంది, మీ క్యాలెండర్ యాప్ దానికి సబ్‌స్క్రైబ్ చేస్తుంది. సెటప్‌కు ముప్పై సెకన్లు చాలు, ఇది దాదాపు ప్రతి క్యాలెండర్ యాప్‌తో పనిచేస్తుంది: Google, Apple, Outlook.
చిక్కు తాజాదనంలో ఉంది. ఫీడ్‌ను మళ్లీ ఎప్పుడు చదవాలో క్యాలెండర్ యాప్ నిర్ణయిస్తుంది, కొన్ని యాప్‌లు గంటలు తీసుకుంటాయి. సబ్‌స్క్రైబ్ చేసిన క్యాలెండర్‌లను నెమ్మదిగా రిఫ్రెష్ చేస్తుందని Google Calendarకు పేరుంది. "ఈ నెల ఏమి రాబోతోంది" అనేదానికి ఫీడ్‌లు సరిపోతాయి, "ఈ ఉదయం గడువు మారింది" అనేదానికి చిరాకు తెప్పిస్తాయి.
2. వన్-వే పుష్. ఒక పని మారినప్పుడల్లా ప్రాజెక్ట్ టూల్ నేరుగా మీ క్యాలెండర్‌లో ఈవెంట్‌లు రాస్తుంది. మార్పులు గంటల్లో కాదు, నిమిషాల్లో కనిపిస్తాయి. మీ క్యాలెండర్ ప్రణాళికకు లైవ్ వ్యూగా మారుతుంది, తేదీలను సవరించే ఏకైక చోటుగా ప్రణాళికే ఉంటుంది.
3. టూ-వే సింక్. ఏ చోట చేసిన సవరణ అయినా మరో చోటికి వెళ్తుంది. ఇది ఆదర్శంగా అనిపిస్తుంది, కానీ సరిగ్గా చేయడం అన్నిటికంటే కష్టం. క్యాలెండర్‌లో ఒక మీటింగ్‌ను లాగినప్పుడు, ప్రణాళికలో ఒక ఆధార సంబంధం అదే పనిని కదిపితే, ఏది గెలుస్తుంది? టూ-వే సింక్ టూల్స్ ప్రతిసారీ ఆ వైరుధ్యానికి సమాధానం చెప్పాలి, తప్పుగా చెప్పినప్పుడు ప్రజలు రెండు షెడ్యూల్‌లనూ నమ్మడం మానేస్తారు.
ప్రాజెక్ట్ పనికి సాధారణంగా వన్-వే పుషే సరైన డిఫాల్ట్. ప్రణాళికలో తేదీలు ఒకదానితో ఒకటి ముడిపడి ఉంటాయి; ఒక పనిని కదిపితే మరో పది కదలవచ్చు. ఆ తర్కం ప్రాజెక్ట్ టూల్‌లో ఉంటుంది, కాబట్టి తేదీలు అక్కడే సవరించాలి. మీరు ఇప్పటికే చూసే చోట ఫలితాన్ని చూపించడమే క్యాలెండర్ పని.
ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌కు ఒక క్యాలెండర్
ముఖ్యమైన రెండో డిజైన్ నిర్ణయం: ఈవెంట్‌లు ఎక్కడికి చేరుతాయి.
ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌లోని ప్రతి పనినీ మీ ప్రధాన క్యాలెండర్‌లో కుమ్మరిస్తే, వారం లోపే అది గందరగోళంగా మారుతుంది. మెరుగైన పద్ధతి ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌కు ఒక క్యాలెండర్. ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌కు దాని సొంత రంగుతో సొంత క్యాలెండర్ ఉంటుంది, దాంతో మీరు:
- ఒక్క క్లిక్‌తో ఒక ప్రాజెక్ట్‌ను చూపించవచ్చు లేదా దాచవచ్చు.
- మీ మొత్తం షెడ్యూల్ బయటపెట్టకుండా ఒక ప్రాజెక్ట్ క్యాలెండర్‌ను క్లయింట్‌తో పంచుకోవచ్చు.
- చేతితో ఏదీ తొలగించకుండా పూర్తయిన ప్రాజెక్ట్‌ను ఆఫ్ చేయవచ్చు.
క్యాలెండర్‌లో ఏం ఉండాలి
ప్రతి పనికీ క్యాలెండర్‌లో స్థానం అవసరం లేదు. ఒక ఉపయోగకరమైన నియమం:
- సమయం ఉన్న పనులు (10:00కు సైట్ విజిట్, 15:30కు రివ్యూ కాల్) సాధారణ క్యాలెండర్ ఈవెంట్‌లుగా మారతాయి.
- తేదీ ఉండి సమయం లేని పనులు (శుక్రవారం లోపు ఇవ్వాల్సిన డెలివరబుల్) రోజంతా ఈవెంట్‌లుగా బాగా పనిచేస్తాయి, మీ రోజును అడ్డుకోకుండానే కనిపిస్తాయి.
- తేదీ లేని పనులు క్యాలెండర్‌కు పూర్తిగా దూరంగా ఉంటాయి. తేదీ లేకపోతే అది ఇంకా షెడ్యూల్ కాలేదు, లేనిదాన్ని ఉన్నట్టు చూపించడం గందరగోళాన్ని మాత్రమే పెంచుతుంది.
ప్రాజెక్ట్‌కు సంబంధించిన మీటింగ్‌లు కూడా క్యాలెండర్‌లో ఉండాలి, వీడియో లింక్ ముందే జతచేసి ఉంటే ఇంకా మంచిది, అప్పుడు కాల్‌కు ఐదు నిమిషాల ముందు ఎవరూ ఈమెయిల్ తవ్వాల్సిన అవసరం ఉండదు.
మీరు ఇస్తున్న యాక్సెస్‌ను తనిఖీ చేయండి
క్యాలెండర్ అనుమతులు చాలా భిన్నంగా ఉంటాయి. కొన్ని ఇంటిగ్రేషన్లు మీ ఖాతాలోని ప్రతి ఈవెంట్‌ను చదివి సవరించే అనుమతి అడుగుతాయి, మీ డెంటిస్ట్ అపాయింట్‌మెంట్‌తో సహా. పని జరగడానికి కావాల్సిన అతి తక్కువ యాక్సెస్ అడిగే టూల్స్ కోసం చూడండి. Google విషయంలో, యాప్ తానే సృష్టించే క్యాలెండర్‌లను మాత్రమే నిర్వహించే అనుమతి ఉత్తమ ఎంపిక, అప్పుడు అది మీ మిగతా షెడ్యూల్‌ను ఎప్పటికీ చూడలేదు, తాకలేదు.
ఇతర క్యాలెండర్‌లను లోపలికి తీసుకురావడం
ఇంటిగ్రేషన్ వ్యతిరేక దిశలోనూ పనిచేస్తుంది. మీ ప్రాజెక్ట్ టూల్ మీ ఇతర క్యాలెండర్‌ల (బృంద సెలవుల క్యాలెండర్, క్లయింట్ పంచుకున్న షెడ్యూల్) ఈవెంట్‌లను చూపించగలిగితే, తర్వాత ఘర్షణను కనుగొనే బదులు నిజమైన లభ్యత చుట్టూ పనిని ప్లాన్ చేయవచ్చు.
సెటప్ చెక్‌లిస్ట్
- తేదీలు ఎక్కడ సవరించాలో నిర్ణయించండి. ప్రాజెక్ట్ పనికి అది ప్రాజెక్ట్ టూల్ కావాలి.
- లైవ్ తేదీల కోసం వన్-వే పుష్‌కు ప్రాధాన్యం ఇవ్వండి; పుష్ అందుబాటులో లేని చోట ఫీడ్ వాడండి.
- వేర్వేరు రంగులతో, ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌కు ఒక క్యాలెండర్ వాడండి.
- తేదీ, సమయం ఉన్న పనులను పుష్ చేయండి; తేదీ లేని పనులను వదిలేయండి.
- ఇంటిగ్రేషన్ అందించే అతి తక్కువ యాక్సెస్‌నే ఇవ్వండి.
- నెలకోసారి పూర్తయిన ప్రాజెక్ట్‌లను దాచండి, మీ క్యాలెండర్ చదవడానికి వీలుగా ఉంటుంది.
LoopGanttలో ఇది ఎలా పనిచేస్తుంది
పైన వివరించిన విధానంతోనే LoopGantt, Google Calendarకు అనుసంధానమవుతుంది.
- ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌కు ఒక క్యాలెండర్. Googleను కనెక్ట్ చేసి, ఏ ప్రాజెక్ట్‌లను సింక్ చేయాలో ఎంచుకోండి. LoopGantt ప్రతి దానికీ వేరే క్యాలెండర్ సృష్టిస్తుంది, దానితో పాటు మీ మీటింగ్‌ల కోసం ఒకటి. మీరు యజమానిగా ఉన్న ప్రాజెక్ట్‌లు ఆన్‌లో మొదలవుతాయి; పంచుకున్న ప్రాజెక్ట్‌లు ఆఫ్‌లో మొదలవుతాయి, కాబట్టి మీరు ఎంచుకున్నదే సింక్ అవుతుంది.
- వన్-వే, లైవ్. తేదీలు LoopGanttలో సవరించబడి Googleకు పుష్ అవుతాయి: మార్పులు జరిగిన వెంటనే క్యూలో చేరి సాధారణంగా కొన్ని నిమిషాల్లో కనిపిస్తాయి, బ్యాకప్‌గా క్రమం తప్పని బ్యాక్‌గ్రౌండ్ స్వీప్, ఒక ఇప్పుడే సమకాలీకరించు బటన్ ఉంటాయి. రోజులో నిర్దిష్ట సమయం ఉన్న పనులు సమయ ఈవెంట్‌లుగా; సమయం లేని తేదీ పనులు రోజంతా ఈవెంట్‌లుగా మారతాయి; తేదీ లేని పనులు బయటే ఉంటాయి.
- పరిమిత యాక్సెస్. LoopGantt తాను సృష్టించే క్యాలెండర్‌లను నిర్వహించే అనుమతిని మాత్రమే Googleను అడుగుతుంది. మీ Google Calendarలోని మరేదీ అది చదవలేదు, మార్చలేదు.
- లింక్‌లతో మీటింగ్‌లు. ఒక పని, ఒక ప్రాజెక్ట్ లేదా మీ ఎజెండా నుంచి మీటింగ్ సృష్టించండి, సహచరులను, బయటి అతిథులను ఈమెయిల్ ద్వారా ఆహ్వానించండి (ఆహ్వానంలో ఒక .ics ఫైల్ ఉంటుంది), Google Meet లింక్ జోడించండి లేదా మీ సొంత లింక్ పేస్ట్ చేయండి.
- Apple Calendar, Outlook. మీ వ్యక్తిగత iCal ఫీడ్‌కు సబ్‌స్క్రైబ్ చేయండి, అందులో మీ అన్ని ప్రాజెక్ట్‌లలోని తేదీ ఉన్న ప్రతి పనీ ఉంటుంది. Microsoft Teams లింక్‌లతో నేరుగా Outlook సింక్ త్వరలో రాబోతోంది.
- మీ ఇతర క్యాలెండర్‌లు, LoopGantt లోపలే. మరే క్యాలెండర్ iCal లింక్‌నైనా పేస్ట్ చేయండి, దాని ఈవెంట్‌లు మీ LoopGantt క్యాలెండర్, ఎజెండాలో మీ ప్రాజెక్ట్ పని పక్కనే కనిపిస్తాయి.
ఉచిత ప్లాన్‌లో ఒక కనెక్ట్ చేసిన క్యాలెండర్ యాప్, iCal ఫీడ్ ఉంటాయి; Pro, Teams ప్లాన్‌లలో కావాల్సినన్ని కనెక్ట్ చేయవచ్చు. సెటప్ చేయడానికి, ఉచిత ఖాతా సృష్టించండి, సెట్టింగ్‌లు → ఇంటిగ్రేషన్లు తెరిచి, Google Calendarను కనెక్ట్ చేయండి.
సంక్షిప్తంగా
తేదీలు సవరించడానికి ఒక చోటును ఎంచుకోండి, ఆ తేదీలను ప్రజలు ఇప్పటికే చూసే క్యాలెండర్‌కు పుష్ చేయండి, ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌కు దాని సొంత క్యాలెండర్ ఇవ్వండి. సబ్‌స్క్రైబ్ ఫీడ్‌లు మంచి ప్రత్యామ్నాయం; టూ-వే సింక్ దాని వైరుధ్యాలకు తగినంత విలువ ఇవ్వడం అరుదు. ఒక్కసారి సెటప్ చేయండి, రెండు షెడ్యూల్‌లను మనసులో కలపడంతో మీ ఉదయం మొదలవడం ఆగిపోతుంది.