చాలా Kanban బోర్డులు నిశ్శబ్దంగా చనిపోతాయి. మొదటి వారం అందరూ కార్డులను అటూ ఇటూ లాగుతారు. నాలుగో వారానికల్లా సగం కార్డులు ఎవరి బాధ్యతా లేకుండా "పురోగతిలో ఉంది"లో పడి ఉంటాయి, "పూర్తయింది"లో ఎవరూ చూడని వంద అంశాలు పేరుకుపోతాయి, అసలు స్థితి మళ్లీ ఏదో చాట్ థ్రెడ్‌లోకి వెళ్లిపోతుంది.
Kanban పనిచేయదని బోర్డు విఫలం కాలేదు. దాన్ని కాలమ్‌లు ఉన్న ఒక చేయాల్సిన పనుల జాబితాలా సెటప్ చేయడం వల్ల విఫలమైంది. Kanban బోర్డు అంటే మీ బృందం గుండా పని ఎలా ప్రవహిస్తుందో చూపించే చిత్రం. ఆ చిత్రం సరిగ్గా ఉంటే బోర్డు తనను తాను నిర్వహించుకుంటుంది. తప్పుగా ఉంటే ఎంత క్రమశిక్షణ ఉన్నా దాన్ని కాపాడలేదు.
దాదాపు ఒక గంటలో దాన్ని సరిగ్గా ఎలా సెటప్ చేయాలో ఇక్కడ చూడండి.
పని నిజంగా ఎలా కదులుతుందో అక్కడి నుంచి మొదలుపెట్టండి
ఒక్క కాలమ్ కూడా సృష్టించే ముందు, మీ బృందం చివరిగా పూర్తి చేసిన మూడు పనులను, ప్రతి పని దాటిన దశలను రాయండి. అది దాటి ఉండాల్సిన దశలు కాదు. నిజంగా దాటినవి.
సాధారణంగా మీకు నాలుగు నుంచి ఆరు దశలు కనిపిస్తాయి. ఒక చిన్న మార్కెటింగ్ బృందానికి: ఆలోచన, డ్రాఫ్టింగ్, సమీక్ష, షెడ్యూల్ అయింది, ప్రచురితమైంది. ఒక సాఫ్ట్‌వేర్ బృందానికి: సిద్ధం, బిల్డింగ్, కోడ్ రివ్యూ, టెస్టింగ్, రిలీజ్ అయింది. ఒక నిర్మాణ కార్యాలయానికి: కొటేషన్, ఆమోదం, ఆర్డర్, సైట్‌లో, తుది ఆమోదం.
ఆ దశలే మీ కాలమ్‌లు. పాఠ్యపుస్తకంలోని "చేయాలి / చేస్తున్నాం / అయింది"తో మొదలుపెడితే, మీ "చేస్తున్నాం" కాలమ్ మూడు రకాల ఎదురుచూపులను దాచేస్తుంది; ఎదురుచూపును బయటపెట్టడమే Kanban అసలు పని.
రెండు నియమాలు కాలమ్ జాబితాను నిజాయితీగా ఉంచుతాయి:
- ప్రతి కాలమ్ అంటే వేరే వ్యక్తి లేదా వేరే కార్యకలాపం పాల్గొంటున్నట్టు. రెండు కాలమ్‌లను ఎప్పుడూ ఒకే వ్యక్తి ఒకే సిట్టింగ్‌లో చూసుకుంటే, వాటిని కలిపేయండి.
- ఎదురుచూపును కనిపించేలా చేయండి. "నిలిపివేయబడింది" లేదా "క్లయింట్ కోసం ఎదురుచూపు" అనేది వైఫల్యాన్ని ఒప్పుకోవడం కాదు. అది బోర్డులో అత్యంత ఉపయోగకరమైన కాలమ్, ఎందుకంటే పని ఎక్కడ ఇరుక్కుపోతుందో అది చూపిస్తుంది.
జరుగుతున్న పనిని (WIP) పరిమితం చేయండి
బృందాలు దాటవేసే భాగం ఇదే, Kanbanను పనిచేసేలా చేసే భాగం కూడా ఇదే.
WIP పరిమితి అంటే ఒక కాలమ్‌లో ఒకేసారి ఎన్ని కార్డులు ఉండవచ్చో దానిపై గరిష్ఠ పరిమితి. "సమీక్షలో" నిండిపోయినప్పుడు ఎవరూ కొత్త పని మొదలుపెట్టరు; బదులుగా సమీక్ష వరుసను ఖాళీ చేయడంలో సహాయం చేస్తారు. దాదాపు ఒక వారం ఇది నెమ్మదిగా అనిపిస్తుంది. ఆ తర్వాత సైకిల్ టైమ్ తగ్గుతుంది, ఎందుకంటే సగం పూర్తయిన పని పోగుపడటం ఆగిపోతుంది, ఒక పని నుంచి మరో పనికి మారడం దాదాపు పూర్తిగా తగ్గిపోతుంది.
మొదలుపెట్టడానికి సరైన సంఖ్య: ఆ దశలో పనిచేసే వ్యక్తుల సంఖ్యకు ఒకటి కలిపితే వచ్చేది. ముగ్గురు డెవలపర్లు ఉన్న బృందం "బిల్డింగ్"కు 4 పెట్టుకోవచ్చు. రెండు వారాలు బోర్డును గమనించిన తర్వాత సర్దుబాటు చేయండి.
మీ టూల్ పరిమితులను అమలు చేయకపోతే, వాటిని కాలమ్ పేరులోనే రాయండి, ఉదాహరణకు "పురోగతిలో ఉంది (4)", ఆ సంఖ్యను బృంద ఒప్పందంగా పరిగణించండి. కనిపించే సంఖ్యే ఎక్కువ పని చేస్తుంది; ఐదో కార్డును లాగి తెచ్చే వ్యక్తిగా ఎవరూ ఉండాలనుకోరు.
కార్డులను చిన్నగా, నిర్దిష్టంగా ఉంచండి
ఒక వ్యక్తి కొన్ని రోజుల్లో పూర్తి చేయగల ఒక పనిని కార్డు వివరించాలి. "వెబ్‌సైట్" కార్డు కాదు. "హోమ్‌పేజీ హీరో కాపీ రాయండి" కార్డు.
మంచి కార్డులు ఒక్క చూపులో మూడు ప్రశ్నలకు సమాధానమిస్తాయి:
- దీనికి బాధ్యులు ఎవరు? ఒక్క పేరు. కార్డుపై ఉమ్మడి బాధ్యత అంటే ఎవరికీ బాధ్యత లేదని అర్థం.
- ఇది ఎప్పుడు ముఖ్యం? సమయం నిజంగా ముఖ్యమైతే, ఒక గడువు తేదీ లేదా తేదీల శ్రేణి.
- "పూర్తి" అంటే ఏమిటి? దీన్ని చెప్పడానికి సులభమైన మార్గం ఒక చిన్న చెక్‌లిస్ట్. "డ్రాఫ్ట్, లీగల్ తనిఖీ, అప్‌లోడ్" అనేది అస్పష్టమైన కార్డును, పూర్తి కాకపోతే పూర్తయిందని ఎవరూ వాదించలేని దానిగా మారుస్తుంది.
ఒక కార్డు వారం కంటే ఎక్కువ రోజులు ఒకే కాలమ్‌లో పడి ఉంటే, అది బహుశా ఒక్కటిగా నటిస్తున్న రెండు మూడు కార్డులు. దాన్ని విభజించండి.
పెద్ద సమూహాలకు స్విమ్‌లేన్‌లు వాడండి
స్విమ్‌లేన్‌లు బోర్డు మీదుగా వెళ్లే అడ్డం వరుసలు. కార్డుల గోడగా మారకుండా ఒకే బోర్డులో అనేక పని ప్రవాహాలను ఉంచడానికి అవి వీలు కల్పిస్తాయి.
సర్వసాధారణ సమూహాలు ప్రాజెక్ట్ దశ, క్లయింట్ లేదా పని రకం ఆధారంగా ఉంటాయి. స్టాండ్-అప్‌లలో మీ బృందం ఎక్కువగా అడిగే సమూహాన్ని ఎంచుకోండి. "లాంచ్ పనులు ఎక్కడి వరకు వచ్చాయి?" అని అందరూ పదే పదే అడుగుతుంటే, దశల వారీగా సమూహపరచండి; అప్పుడు లాంచ్ వరుసే ఆ ప్రశ్నకు సమాధానమిస్తుంది.
ఒకటి కంటే ఎక్కువ సమూహాలను పేర్చకండి. క్లయింట్ మరియు దశ మరియు ప్రాధాన్యత ప్రకారం విభజించిన బోర్డు, అదనపు దశలు ఉన్న స్ప్రెడ్‌షీట్ మాత్రమే.
బోర్డుకు ఒక లయ ఇవ్వండి
ఎవరూ చూడని బోర్డు కొన్ని రోజుల్లోనే పాతబడిపోతుంది. రెండు చిన్న అలవాట్లు దాన్ని సజీవంగా ఉంచుతాయి:
- రోజువారీ పరిశీలన (5–10 నిమిషాలు). పూర్తికి దగ్గరగా ఉన్న కాలమ్‌తో మొదలుపెట్టి బోర్డును కుడి నుంచి ఎడమకు చదవండి. నిన్న ఎవరు ఏం చేశారని కాదు, ప్రతి కార్డును ఏది అడ్డుకుంటోందని అడగండి. మొదలుపెట్టడం కంటే పూర్తి చేయడం ముఖ్యం.
- వారపు శుభ్రత (15 నిమిషాలు). పూర్తయిన కార్డులను ఆర్కైవ్ చేయండి లేదా కుదించండి, వారం పాటు కదలకుండా ఉన్నదాన్ని విభజించండి, మీ WIP పరిమితులు ఇంకా సరిపోతున్నాయో లేదో చూడండి.
కుడి నుంచి ఎడమకు చదవడం అనేది సంభాషణనే మార్చేసే చిన్న చిట్కా. ఎవరో మొదలుపెట్టాలనుకుంటున్న మెరిసే కొత్త కార్డు మీద కాకుండా, ముగింపు రేఖకు దగ్గరగా ఉన్న పని మీదకు అది దృష్టిని లాగుతుంది.
సాధారణ తప్పులు
- మరీ ఎక్కువ కాలమ్‌లు. ఏడు లేదా ఎనిమిదికి మించితే ఒక కార్డు ఎక్కడికి చెందుతుందో అందరికీ తెలియకుండా పోతుంది. ఎప్పుడూ కలిసి జరిగే దశలను కలిపేయండి.
- బోర్డును పార్కింగ్ స్థలంగా వాడటం. ఆలోచనలు, "ఎప్పుడో ఒకప్పుడు" అంశాలు బ్యాక్‌లాగ్‌లోకి వెళ్లాలి, మీ మొదటి కాలమ్‌లోకి కాదు. మీరు కట్టుబడిన పని కోసమే మొదటి కాలమ్‌ను ఉంచండి.
- అప్‌డేట్ చేయకుండా కార్డులను కదపడం. ఒక కార్డు "పూర్తయింది"కి వెళ్లినా తేదీలు, పురోగతి ఇంకా 20% అని చూపిస్తే, అందరూ బోర్డును నమ్మడం మానేస్తారు. కార్డులు కదిలినప్పుడు పురోగతిని అప్‌డేట్ చేసే టూల్‌ను ఎంచుకోండి, లేదా దాన్ని బృంద అలవాటుగా చేసుకోండి.
- ప్రణాళికకు బదులు Kanban. బోర్డు ప్రవాహాన్ని చూపిస్తుంది. పునాది పని మొదలయ్యే ముందు పర్మిట్ రావాలని అది చూపించదు. పనికి కఠినమైన ఆధార సంబంధాలు, గడువు ఉన్నప్పుడు మీకు కాలక్రమం కూడా కావాలి. దేన్ని ఎప్పుడు వాడాలో Gantt చార్ట్ వర్సెస్ Kanban బోర్డులో రాశాం.
LoopGanttలో దీన్ని సెటప్ చేయడం
LoopGantt Kanban బోర్డు మీ Gantt చార్ట్, క్యాలెండర్, టేబుల్‌లో ఉన్న అవే పనులను చూపిస్తుంది, కాబట్టి టూల్స్ మధ్య ఏదీ కాపీ చేయాల్సిన అవసరం లేదు. బోర్డుపై కదిపిన కార్డు, కాలక్రమంలో కదిలే పని ఒకటే.
- మీ ప్రక్రియకు సరిపోయే కాలమ్‌లు. ప్రతి ప్రాజెక్ట్ ప్రారంభం కాలేదు, పురోగతిలో ఉంది, నిలిపివేయబడింది, పూర్తయింది అనే కాలమ్‌లతో మొదలవుతుంది. మీరు కాలమ్‌ల పేరు మార్చవచ్చు, రంగు మార్చవచ్చు, క్రమం మార్చవచ్చు, జోడించవచ్చు, తొలగించవచ్చు; 2 నుంచి 8 వరకు. ఒక కాలమ్‌ను తొలగిస్తే దాని కార్డులు పోకుండా పక్క కాలమ్‌కు వెళ్తాయి.
- వెంటే వచ్చే పురోగతి. ఒక కార్డు తనలోకి రాగానే పురోగతిని ఆటోమేటిక్‌గా సెట్ చేసేలా ప్రతి కాలమ్‌ను అమర్చవచ్చు, దాంతో "పూర్తయింది" అంటే Gantt చార్ట్, ఎగుమతులతో సహా ప్రతిచోటా 100%. కదలికలను అన్‌డూ చేయవచ్చు.
- దశల స్విమ్‌లేన్‌లు. కార్డులను ప్రాజెక్ట్ దశల వారీగా సమూహపరచడానికి దశలు ఆన్ చేయండి, లేదా ఒకే సమతల బోర్డు కోసం దాన్ని ఆఫ్ చేయండి.
- ప్రణాళికను మోసే కార్డులు. కార్డులు తేదీలు, వ్యవధి, పురోగతి బార్, చెక్‌లిస్ట్ లెక్క, కీలక మార్గ పనులు, అధిక ప్రాధాన్యత, ఆధార సంబంధాల ట్యాగ్‌లను చూపించగలవు; ఏ కార్డు నిజంగా గడువుకు ముప్పుగా ఉందో మీరు చూడవచ్చు.
- కార్డు నుంచే ఫోకస్. ఒక కార్డు నుంచి నేరుగా 25 నిమిషాల ఫోకస్ సెషన్ ప్రారంభించండి; సెషన్ ముగిసినప్పుడు సమయం ఆ పనిపై లాగ్ అవుతుంది.
- మీ ఫోన్‌లో. చిన్న స్క్రీన్‌లపై బోర్డు ఒకసారి ఒక కాలమ్ చూపిస్తుంది, మీరు స్వైప్ చేసి వాటి మధ్య మారవచ్చు.
Kanban బోర్డు ఉచిత ప్లాన్‌లో చేర్చబడింది. పైన చెప్పిన సెటప్‌ను ప్రయత్నించాలనుకుంటే, ఒక ప్రాజెక్ట్ సృష్టించండి, Kanban ట్యాబ్ తెరవండి. లేదా AI ప్లానర్‌తో మీ ప్రాజెక్ట్ మొదటి వెర్షన్‌ను రూపొందించుకుని, ఆ తర్వాత మీ బృందం పనిచేసే విధానానికి తగ్గట్టు కాలమ్‌లను మార్చుకోండి.
సంక్షిప్తంగా
పని నిజంగా ఎలా కదులుతుందో దాని ఆధారంగా కాలమ్‌లు కట్టండి, జరుగుతున్న పనిని పరిమితం చేయండి, కార్డులను ఒక్క బాధ్యుడితో చిన్నగా ఉంచండి, ఒకే రకమైన స్విమ్‌లేన్‌తో సమూహపరచండి, ప్రతిరోజూ బోర్డును కుడి నుంచి ఎడమకు చూడండి. మొత్తం పద్ధతి ఇంతే. బోర్డు నిజం చెబుతున్నంత కాలం ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది, ఈ అలవాట్లే దాన్ని నిజాయితీగా ఉంచుతాయి.