बहुतेक लोक दोन वेळापत्रकांत जगतात. मीटिंग Google Calendar किंवा Outlook मध्ये असतात. प्रकल्पाचे काम Gantt चार्ट, बोर्ड किंवा स्प्रेडशीटमध्ये असते. दररोज सकाळी कोणालातरी ही दोन्ही मनात जुळवावी लागतात, आणि दर आठवड्याला एखादी अंतिम मुदत निसटते, कारण ती एका ठिकाणी होती आणि दुसऱ्या ठिकाणी नव्हती.
तुमचे प्रकल्प टूल कॅलेंडरशी जोडल्याने हे सुटते, पण "कॅलेंडर इंटिग्रेशन" म्हणजे तीन बऱ्याच वेगळ्या गोष्टी. चुकीची निवड हेच कारण आहे की इतकी इंटिग्रेशन्स महिनाभरानंतर बंद केली जातात.
कॅलेंडर इंटिग्रेशन चालण्याचे तीन मार्ग
1. सबस्क्रिप्शन फीड (फक्त वाचण्यासाठी). तुमचे प्रकल्प टूल एक iCal लिंक प्रकाशित करते, आणि तुमचे कॅलेंडर ॲप त्याला सबस्क्राइब करते. सेटअपला तीस सेकंद लागतात आणि ते जवळजवळ प्रत्येक कॅलेंडर ॲपसोबत चालते: Google, Apple आणि Outlook.
अडचण ताजेपणाची आहे. फीड पुन्हा कधी वाचायची हे कॅलेंडर ॲप ठरवते, आणि काही ॲप्स तासन्‌तास घेतात. सबस्क्राइब केलेली कॅलेंडर्स हळू रिफ्रेश करण्यासाठी Google Calendar ओळखले जाते. "या महिन्यात काय येत आहे" यासाठी फीड ठीक आहेत, आणि "आज सकाळी अंतिम मुदत बदलली" यासाठी त्रासदायक.
2. एकतर्फी पुश. कार्य बदलले की प्रकल्प टूल थेट तुमच्या कॅलेंडरमध्ये इव्हेंट लिहिते. बदल तासांत नाही, मिनिटांत दिसतात. तुमचे कॅलेंडर योजनेचे थेट दृश्य बनते, तर तारखा संपादित करण्याचे एकमेव ठिकाण योजनाच राहते.
3. दुतर्फी सिंक. कोणत्याही ठिकाणी केलेले संपादन दुसऱ्या ठिकाणी जाते. हे आदर्श वाटते, पण बरोबर करणे सर्वात कठीण आहे. कॅलेंडरमध्ये एखादी मीटिंग ओढली आणि योजनेत एखाद्या अवलंबित्वाने तेच कार्य हलवले, तर कोण जिंकणार? दुतर्फी सिंक टूल्सना प्रत्येक वेळी या संघर्षाचे उत्तर द्यावे लागते, आणि ती चुकीचे उत्तर देतात तेव्हा लोक दोन्ही वेळापत्रकांवर विश्वास ठेवणे सोडतात.
प्रकल्पाच्या कामासाठी एकतर्फी पुश हाच सहसा योग्य डीफॉल्ट आहे. योजनेतील तारखा एकमेकांशी जोडलेल्या असतात; एक कार्य हलवले तर इतर दहा हलू शकतात. ते तर्कशास्त्र प्रकल्प टूलमध्ये असते, म्हणून तारखा तिथेच संपादित व्हायला हव्यात. तुम्ही आधीच जिथे पाहता तिथे निकाल दाखवणे हे कॅलेंडरचे काम आहे.
प्रत्येक प्रकल्पासाठी एक कॅलेंडर
महत्त्वाचा दुसरा डिझाइन निर्णय: इव्हेंट कुठे जाऊन पडतात.
प्रत्येक प्रकल्पातील प्रत्येक कार्य तुमच्या मुख्य कॅलेंडरमध्ये ओतले, तर आठवडाभरात ते गोंगाट बनते. चांगली पद्धत म्हणजे प्रत्येक प्रकल्पासाठी एक कॅलेंडर. प्रत्येक प्रकल्पाला स्वतःच्या रंगाचे स्वतःचे कॅलेंडर मिळते, ज्यामुळे तुम्ही:
- एका क्लिकमध्ये प्रकल्प दाखवू किंवा लपवू शकता.
- तुमचे संपूर्ण वेळापत्रक उघड न करता प्रकल्पाचे कॅलेंडर क्लायंटसोबत शेअर करू शकता.
- हाताने काहीही न हटवता पूर्ण झालेला प्रकल्प बंद करू शकता.
कॅलेंडरवर काय असावे
प्रत्येक कार्य कॅलेंडरवर जागा मिळवण्याच्या लायकीचे नसते. एक उपयुक्त नियम:
- वेळ असलेली कार्ये (10:00 वाजता साइट भेट, 15:30 वाजता आढावा कॉल) सामान्य कॅलेंडर इव्हेंट बनतात.
- तारीख आहे पण वेळ नाही अशी कार्ये (शुक्रवारपर्यंत द्यायचे डिलिव्हरेबल) दिवसभराचे इव्हेंट म्हणून सर्वोत्तम चालतात, म्हणजे ती तुमचा दिवस अडवल्याशिवाय दिसतात.
- तारीख नसलेली कार्ये कॅलेंडरपासून पूर्णपणे दूर राहतात. तारीख नसेल तर ते अजून नियोजित झालेले नाही, आणि तसे भासवणे फक्त गर्दी वाढवते.
प्रकल्पाशी जोडलेल्या मीटिंगही कॅलेंडरवर असाव्यात, शक्यतो व्हिडिओ लिंक आधीच जोडलेली असावी, म्हणजे कॉलच्या पाच मिनिटे आधी कोणाला ईमेल शोधत बसावे लागणार नाही.
तुम्ही कोणता ॲक्सेस देत आहात ते तपासा
कॅलेंडर परवानग्या खूप वेगवेगळ्या असतात. काही इंटिग्रेशन्स तुमच्या खात्यातील प्रत्येक इव्हेंट वाचण्याची आणि संपादित करण्याची परवानगी मागतात, तुमच्या दंतवैद्याच्या भेटीसह. काम चालेल इतकाच सर्वात मर्यादित ॲक्सेस मागणारी टूल्स शोधा. Google च्या बाबतीत सर्वोत्तम पर्याय म्हणजे ॲप स्वतः तयार करते तीच कॅलेंडर्स व्यवस्थापित करण्याची परवानगी, म्हणजे ते तुमचे उर्वरित वेळापत्रक कधीही पाहू किंवा स्पर्श करू शकत नाही.
इतर कॅलेंडर्स आत आणणे
इंटिग्रेशन उलट दिशेनेही चालते. तुमचे प्रकल्प टूल तुमच्या इतर कॅलेंडर्समधील (टीमच्या सुट्ट्यांचे कॅलेंडर, क्लायंटचे शेअर केलेले वेळापत्रक) इव्हेंट दाखवू शकत असेल, तर नंतर संघर्ष लक्षात येण्याऐवजी तुम्ही खऱ्या उपलब्धतेनुसार कामाचे नियोजन करू शकता.
सेटअप चेकलिस्ट
- तारखा कुठे संपादित होतील ते ठरवा. प्रकल्पाच्या कामासाठी ते प्रकल्प टूल असायला हवे.
- थेट तारखांसाठी एकतर्फी पुशला प्राधान्य द्या; पुश उपलब्ध नसेल तिथे फीड वापरा.
- वेगवेगळ्या रंगांसह, प्रत्येक प्रकल्पासाठी एक कॅलेंडर वापरा.
- तारीख व वेळ असलेली कार्ये पुश करा; तारीख नसलेली कार्ये बाहेर ठेवा.
- इंटिग्रेशन देत असलेला सर्वात मर्यादित ॲक्सेसच द्या.
- महिन्यातून एकदा पूर्ण झालेले प्रकल्प लपवा, म्हणजे तुमचे कॅलेंडर वाचनीय राहील.
LoopGantt मध्ये हे कसे चालते
वर सांगितलेल्या पद्धतीनेच LoopGantt, Google Calendar शी जोडले जाते.
- प्रत्येक प्रकल्पासाठी एक कॅलेंडर. Google कनेक्ट करा, मग कोणते प्रकल्प समक्रमित करायचे ते निवडा. LoopGantt प्रत्येकासाठी वेगळे कॅलेंडर तयार करते, शिवाय तुमच्या मीटिंगसाठी एक. तुमच्या मालकीचे प्रकल्प चालू स्थितीत सुरू होतात; शेअर केलेले प्रकल्प बंद स्थितीत सुरू होतात, म्हणजे तुम्ही निवडता तेवढेच समक्रमित होते.
- एकतर्फी आणि थेट. तारखा LoopGantt मध्ये संपादित होतात आणि Google कडे पुश होतात: बदल होताच रांगेत लागतात आणि सहसा काही मिनिटांत दिसतात, बॅकअप म्हणून नियमित बॅकग्राउंड स्वीप आणि आता समक्रमित करा बटण असते. दिवसातील वेळ असलेली कार्ये वेळेचे इव्हेंट बनतात; वेळ नसलेली तारीखयुक्त कार्ये दिवसभराचे इव्हेंट बनतात; तारीख नसलेली कार्ये बाहेर राहतात.
- मर्यादित ॲक्सेस. LoopGantt, Google कडे फक्त स्वतः तयार केलेली कॅलेंडर्स व्यवस्थापित करण्याची परवानगी मागते. तुमच्या Google Calendar मधील इतर काहीही ते वाचू किंवा बदलू शकत नाही.
- लिंकसह मीटिंग. एखादे कार्य, प्रकल्प किंवा तुमच्या अजेंडा मधून मीटिंग तयार करा, सहकाऱ्यांना आणि बाहेरील पाहुण्यांना ईमेलने आमंत्रित करा (आमंत्रणात एक .ics फाइल असते), आणि Google Meet लिंक जोडा किंवा तुमची स्वतःची लिंक पेस्ट करा.
- Apple Calendar आणि Outlook. तुमची वैयक्तिक iCal फीड सबस्क्राइब करा, ज्यात तुमच्या सर्व प्रकल्पांतील प्रत्येक तारीखयुक्त कार्य असते. Microsoft Teams लिंकसह थेट Outlook सिंक लवकरच येत आहे.
- तुमची इतर कॅलेंडर्स, LoopGantt च्या आत. इतर कोणत्याही कॅलेंडरची iCal लिंक पेस्ट करा आणि त्याचे इव्हेंट तुमच्या LoopGantt कॅलेंडर आणि अजेंडा वर, तुमच्या प्रकल्पाच्या कामाशेजारी दिसतील.
मोफत योजनेत एक कनेक्ट केलेले कॅलेंडर ॲप आणि iCal फीड समाविष्ट आहे; Pro आणि Teams गरजेनुसार हवी तितकी कनेक्ट करू शकतात. सेट करण्यासाठी, मोफत खाते तयार करा, सेटिंग्ज → इंटिग्रेशन्स उघडा, आणि Google Calendar कनेक्ट करा.
थोडक्यात
तारखा संपादित करण्यासाठी एक ठिकाण निवडा, त्या तारखा लोक आधीच पाहतात त्या कॅलेंडरकडे पुश करा, आणि प्रत्येक प्रकल्पाला त्याचे स्वतःचे कॅलेंडर द्या. सबस्क्राइब फीड हा ठीक पर्याय आहे; दुतर्फी सिंक क्वचितच त्याच्या संघर्षांच्या लायकीचे ठरते. एकदा सेट करा, आणि दोन वेळापत्रके मनात जुळवण्याने तुमची सकाळ सुरू होणे थांबेल.