कार्य विभाजन रचना (WBS) कशी तयार करावी
थोडक्यात उत्तर: कार्य विभाजन रचना (WBS) प्रकल्पाचे लहान, सांभाळता येतील अशा भागांत विभाजन करते — आधी टप्पे, मग डिलिव्हरेबल्स, मग कार्ये. ती तयार करण्यासाठी अंतिम डिलिव्हरेबलपासून सुरुवात करा, त्याचे मोठ्या टप्प्यांत विभाजन करा, आणि मग प्रत्येक टप्प्याचे इतक्या लहान कार्यांत विभाजन करा की त्यांचा अंदाज लावता येईल आणि ती कोणाला तरी सोपवता येतील. प्रत्येक घटक एका व्यक्तीला जबाबदारी घेता येईल एवढा कामाचा भाग झाला की थांबा.
कार्य विभाजन रचना म्हणजे काय?
WBS म्हणजे प्रकल्पाला जे काही सुपूर्द करायचे आहे त्या सगळ्याचे श्रेणीबद्ध विभाजन. सर्वात वर स्वतः प्रकल्प असतो; त्याखाली टप्पे किंवा मोठी डिलिव्हरेबल्स; आणि त्यांच्याखाली वेगवेगळी कार्ये. हा व्याप्तीचा नकाशा आहे — वेळापत्रक नाही. WBS “काय करायचे आहे” याचे उत्तर देते, तर Gantt चार्ट “कधी” याचे उत्तर देतो.
चांगली WBS प्रकल्प मर्यादित आणि पूर्ण करता येण्याजोगा वाटायला लावते. एका भीतिदायक उद्दिष्टाऐवजी तुमच्यासमोर ठोस भागांचा एक वृक्ष असतो, ज्यांचा तुम्ही अंदाज लावू शकता, जे सोपवू शकता आणि ज्यांचा मागोवा घेऊ शकता.
WBS पायरीपायरीने कशी तयार करावी
1. अंतिम डिलिव्हरेबलपासून सुरुवात करा
अंतिम परिणाम सर्वात वर ठेवा — “मोबाइल ॲप लाँच करा”, “घर बांधा”, “परिषद आयोजित करा”. त्याखालील प्रत्येक गोष्ट हेच साध्य करण्यासाठी असते.
2. त्याचे मोठ्या टप्प्यांत विभाजन करा
कामाचे चार ते आठ मोठे भाग ओळखा. सॉफ्टवेअरसाठी हे डिस्कव्हरी, डिझाइन, डेव्हलपमेंट, टेस्टिंग आणि लाँच असू शकतात. हे तुमचा दुसरा स्तर बनतात.
3. प्रत्येक टप्प्याचे कार्यांमध्ये विभाजन करा
प्रत्येक टप्प्याखाली तो पूर्ण करण्यासाठी आवश्यक असलेले ठोस काम लिहा. “डिझाइन”चे विभाजन वायरफ्रेम, व्हिज्युअल डिझाइन, डिझाइन पुनरावलोकन आणि हस्तांतरण यांत करता येईल.
4. तपशिलाच्या योग्य पातळीवर थांबा
प्रत्येक कार्य इतके लहान होईपर्यंत विभाजन करत राहा की त्याचा आत्मविश्वासाने अंदाज लावता येईल आणि ते एका जबाबदार व्यक्तीला सोपवता येईल — साधारणपणे काही तासांपासून काही दिवसांपर्यंतचे काम. याहून बारीक गेल्यास गोंधळ वाढतो; याहून ढोबळ राहिल्यास जोखीम लपते.
100% नियम आणि इतर मार्गदर्शक तत्त्वे
WBS चे सर्वात महत्त्वाचे तत्त्व म्हणजे 100% नियम: कोणत्याही घटकाचे उप-घटक मिळून त्या घटकाच्या व्याप्तीच्या बरोबर 100% व्हायला हवेत — ना जास्त, ना कमी. एखाद्या टप्प्याची कार्ये तो टप्पा पूर्णपणे व्यापत नसतील, तर काहीतरी सुटले आहे; ती त्याच्या पलीकडे जात असतील, तर तुमच्या प्रकल्पाची व्याप्ती अनियंत्रितपणे वाढत आहे (स्कोप क्रीप).
आणखी काही मार्गदर्शक तत्त्वे: WBS मधील घटकांचे वर्णन अस्पष्ट क्रियांऐवजी डिलिव्हरेबल्स किंवा परिणाम (नामे) म्हणून करा; प्रत्येक घटक इतरांपेक्षा पूर्णपणे वेगळा ठेवा, म्हणजे कोणतेही काम दोनदा मोजले जाणार नाही; आणि बहुतेक प्रकल्पांमध्ये तीन किंवा चार स्तरांपेक्षा खोल जाऊ नका.
WBS विरुद्ध Gantt चार्ट
WBS आणि Gantt चार्ट ही एकाच कामाची दोन दृश्ये आहेत. WBS व्याप्ती श्रेणीबद्ध रचनेत मांडते; Gantt चार्ट तीच कार्ये अवलंबित्वे आणि तारखांसह कालरेषेवर मांडतो. काय हे नोंदवण्यासाठी तुम्ही आधी WBS तयार करता, आणि मग कधी याचे नियोजन करण्यासाठी ती Gantt चार्टवर वेळापत्रकात मांडता.
LoopGantt मध्ये दोन्ही एकच डेटा आहेत: WBS वृक्षात कार्ये टप्प्यांखाली नेस्ट करा, आणि ती श्रेणीरचना जपून आपोआप Gantt चार्टवर दिसू लागतात.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
WBS मधील 100% नियम काय आहे?
हा नियम सांगतो की कोणत्याही घटकाचे उप-घटक त्या घटकाच्या व्याप्तीचे बरोबर 100% दर्शवायला हवेत — एकत्रितपणे ते त्याची पूर्ण व्याख्या करतात, कोणतीही उणीव किंवा दुहेरीपणा न ठेवता.
WBS मध्ये किती स्तर असावेत?
बहुतेक प्रकल्पांना तीन ते चार स्तर लागतात: प्रकल्प, टप्पा आणि कार्य (कधीकधी उप-कार्य). याहून खोल गेल्यास सहसा स्पष्टता न वाढता व्यवस्थापनाचा भार वाढतो.
WBS आणि कार्य सूची एकच आहेत का?
नाही. कार्य सूची सपाट असते; WBS श्रेणीबद्ध असते आणि कार्ये डिलिव्हरेबल्स व टप्प्यांखाली मांडते, ज्यामुळे व्याप्ती, जबाबदारी आणि प्रगती पाहणे खूप सोपे होते.
तुमच्या WBS चे वेळापत्रकात रूपांतर करा
LoopGantt मध्ये मोफत WBS तयार करा — कार्ये टप्प्यांखाली नेस्ट करा, आणि मग ती अवलंबित्वे आणि क्रिटिकल पाथसह Gantt चार्टमध्ये कशी भरली जातात ते पाहा, तेही एकाच प्रकल्पातून.