बहुतेक Kanban बोर्ड शांतपणे मरतात. पहिल्या आठवड्यात सगळे कार्डे इकडून तिकडे ओढतात. चौथ्या आठवड्यापर्यंत अर्धी कार्डे कोणाच्याही जबाबदारीशिवाय "प्रगतीपथावर" मध्ये पडून असतात, "पूर्ण" मध्ये शंभर आयटम साचलेले असतात ज्यांच्याकडे कोणी पाहत नाही, आणि खरी स्थिती पुन्हा एखाद्या चॅट थ्रेडमध्ये जाऊन बसते.
Kanban चालत नाही म्हणून बोर्ड अपयशी ठरला नाही. तो स्तंभ असलेली करायच्या कामांची यादी म्हणून तयार केला गेला, म्हणून अपयशी ठरला. Kanban बोर्ड म्हणजे तुमच्या टीममधून काम कसे वाहते याचे चित्र. ते चित्र बरोबर असेल तर बोर्ड स्वतःची काळजी स्वतः घेतो. चुकीचे असेल तर कितीही शिस्त त्याला वाचवू शकत नाही.
साधारण एका तासात तो नीट कसा तयार करायचा ते इथे पाहू.
काम प्रत्यक्षात कसे पुढे सरकते तिथून सुरुवात करा
एकही स्तंभ तयार करण्यापूर्वी, तुमच्या टीमने शेवटची पूर्ण केलेली तीन कामे आणि प्रत्येक काम ज्या टप्प्यांमधून गेले ते लिहून काढा. ज्या टप्प्यांमधून ते जायला हवे होते ते नाही. खरे टप्पे.
साधारणपणे चार ते सहा टप्पे दिसतील. एखाद्या छोट्या मार्केटिंग टीमला दिसू शकते: कल्पना, मसुदा, आढावा, नियोजित, प्रकाशित. सॉफ्टवेअर टीमला: तयार, बिल्डिंग, कोड रिव्ह्यू, टेस्टिंग, रिलीज. बांधकाम कार्यालयाला: कोटेशन, मंजूर, ऑर्डर, साइटवर, अंतिम मंजुरी.
हे टप्पे म्हणजेच तुमचे स्तंभ. पाठ्यपुस्तकातील "करायचे / चालू / झाले" ने सुरुवात केली, तर तुमचा "चालू" स्तंभ तीन वेगवेगळ्या प्रकारची प्रतीक्षा लपवेल, आणि प्रतीक्षा उघड करणे हेच Kanban चे खरे काम आहे.
दोन नियम स्तंभांची यादी प्रामाणिक ठेवतात:
- प्रत्येक स्तंभाचा अर्थ वेगळी व्यक्ती किंवा वेगळी कृती सहभागी आहे, असा असावा. दोन स्तंभ नेहमी एकच व्यक्ती एकाच बैठकीत हाताळत असेल, तर ते एकत्र करा.
- प्रतीक्षा दिसू द्या. "स्थगित" किंवा "क्लायंटच्या प्रतीक्षेत" ही अपयशाची कबुली नाही. हा बोर्डवरील सर्वात उपयुक्त स्तंभ आहे, कारण काम कुठे अडकते ते तो दाखवतो.
चालू कामावर (WIP) मर्यादा घाला
टीम हाच भाग वगळतात, आणि हाच भाग Kanban ला यशस्वी करतो.
WIP मर्यादा म्हणजे एका स्तंभात एकाच वेळी किती कार्डे असू शकतात याची कमाल मर्यादा. "आढाव्यात" भरला की कोणी नवीन काम सुरू करत नाही; त्याऐवजी सगळे आढाव्याची रांग रिकामी करायला मदत करतात. साधारण आठवडाभर हे संथ वाटते. मग सायकल टाइम कमी होतो, कारण अर्धवट काम साचणे थांबते आणि एका कामातून दुसऱ्या कामावर उड्या मारणे जवळजवळ बंद होते.
सुरुवातीसाठी योग्य संख्या: त्या टप्प्यात काम करणाऱ्या लोकांची संख्या, अधिक एक. तीन डेव्हलपर्सची टीम "बिल्डिंग" साठी 4 ठेवू शकते. दोन आठवडे बोर्ड पाहिल्यानंतर बदल करा.
तुमचे टूल मर्यादा लागू करत नसेल, तर ती स्तंभाच्या नावातच लिहा, जसे "प्रगतीपथावर (4)", आणि ती संख्या टीमचा करार मानावा. दिसणारी संख्याच बहुतेक काम करते; पाचवे कार्ड ओढून आणणारी व्यक्ती कोणालाच व्हायचे नसते.
कार्डे लहान आणि नेमकी ठेवा
एका कार्डात असे एक काम असावे जे एक व्यक्ती काही दिवसांत पूर्ण करू शकेल. "वेबसाइट" हे कार्ड नाही. "होमपेजची हिरो कॉपी लिहा" हे कार्ड आहे.
चांगली कार्डे एका नजरेत तीन प्रश्नांची उत्तरे देतात:
- जबाबदार कोण? एक नाव. कार्डवर सामायिक जबाबदारी म्हणजे कोणाचीच जबाबदारी नाही.
- हे कधी महत्त्वाचे आहे? वेळ खरोखर महत्त्वाची असेल, तर एक अंतिम तारीख किंवा तारखांची श्रेणी.
- "पूर्ण" म्हणजे काय? हे सांगण्याचा सर्वात सोपा मार्ग म्हणजे छोटी चेकलिस्ट. "मसुदा, कायदेशीर तपासणी, अपलोड" अस्पष्ट कार्डाला अशा गोष्टीत बदलते, जी पूर्ण झालेली नसताना पूर्ण झाली असा दावा कोणी करू शकत नाही.
एखादे कार्ड आठवड्यापेक्षा जास्त काळ एकाच स्तंभात पडून राहत असेल, तर बहुधा ती एक असल्याचा आव आणणारी दोन-तीन कार्डे आहेत. ते विभागा.
मोठ्या गटांसाठी स्विमलेन वापरा
स्विमलेन म्हणजे बोर्डवर आडव्या जाणाऱ्या ओळी. त्यामुळे कार्डांची भिंत न होता एकाच बोर्डवर कामाचे अनेक प्रवाह राहू शकतात.
सर्वात सामान्य गट म्हणजे प्रकल्पाचा टप्पा, क्लायंट किंवा कामाचा प्रकार. स्टँड-अपमध्ये तुमची टीम ज्याबद्दल सर्वाधिक विचारते तो गट निवडा. लोक सतत "लॉन्चची कार्ये कुठपर्यंत आली?" असे विचारत असतील, तर टप्प्यानुसार गट करा, म्हणजे लॉन्चची ओळच त्या प्रश्नाचे उत्तर देईल.
एकापेक्षा जास्त गट एकावर एक लावू नका. क्लायंट आणि टप्पा आणि प्राधान्य यानुसार विभागलेला बोर्ड म्हणजे काही जास्तीच्या पायऱ्या असलेली स्प्रेडशीट.
बोर्डला एक लय द्या
ज्या बोर्डकडे कोणी पाहत नाही तो काही दिवसांत शिळा होतो. दोन छोट्या सवयी त्याला जिवंत ठेवतात:
- दररोज एक नजर (5–10 मिनिटे). पूर्णत्वाच्या सर्वात जवळच्या स्तंभापासून सुरुवात करून बोर्ड उजवीकडून डावीकडे वाचा. काल कोणी काय केले हे नाही, तर प्रत्येक कार्ड कशामुळे अडले आहे ते विचारा. सुरू करण्यापेक्षा पूर्ण करणे महत्त्वाचे.
- साप्ताहिक साफसफाई (15 मिनिटे). पूर्ण झालेली कार्डे संग्रहित करा किंवा मिटवा, आठवडाभर न हललेली गोष्ट विभागा, आणि तुमच्या WIP मर्यादा अजूनही जुळतात का ते तपासा.
उजवीकडून डावीकडे वाचणे ही छोटी युक्ती संभाषणच बदलते. कोणालातरी सुरू करायचे असलेल्या चमकदार नव्या कार्डाकडे नाही, तर अंतिम रेषेच्या सर्वात जवळ असलेल्या कामाकडे ती लक्ष वेधते.
सामान्य चुका
- खूप जास्त स्तंभ. सात-आठपेक्षा जास्त झाले की कार्ड कुठे जायला हवे हे लोकांना कळेनासे होते. नेहमी एकत्र होणारे टप्पे एकत्र करा.
- बोर्डला पार्किंग लॉट बनवणे. कल्पना आणि "कधीतरी" प्रकारच्या गोष्टी बॅकलॉगमध्ये जातात, तुमच्या पहिल्या स्तंभात नाही. पहिला स्तंभ तुम्ही वचन दिलेल्या कामासाठी ठेवा.
- अपडेट न करता कार्डे हलवणे. कार्ड "पूर्ण" मध्ये गेले पण तारखा आणि प्रगती अजूनही 20% दाखवत असतील, तर लोक बोर्डवर विश्वास ठेवणे सोडतात. कार्डे हलताच प्रगती अपडेट करणारे टूल निवडा, किंवा ती टीमची सवय बनवा.
- योजनेऐवजी Kanban. बोर्ड प्रवाह दाखवतो. पायाचे काम सुरू होण्यापूर्वी परवाना यायला हवा, हे तो दाखवत नाही. कामात पक्की अवलंबित्वे आणि अंतिम मुदत असेल, तेव्हा तुम्हाला कालरेषाही लागते. कोणते कधी वापरावे याबद्दल आम्ही Gantt चार्ट विरुद्ध Kanban बोर्ड मध्ये लिहिले आहे.
LoopGantt मध्ये हे तयार करणे
LoopGantt चा Kanban बोर्ड तुमच्या Gantt चार्ट, कॅलेंडर आणि टेबलमधील तीच कार्ये दाखवतो, त्यामुळे टूल्समध्ये काहीही कॉपी करावे लागत नाही. बोर्डवर हलवलेले कार्ड आणि कालरेषेवर सरकणारे कार्य एकच असते.
- तुमच्या प्रक्रियेला साजेसे स्तंभ. प्रत्येक प्रकल्प सुरू केलेले नाही, प्रगतीपथावर, स्थगित आणि पूर्ण या स्तंभांनी सुरू होतो. तुम्ही स्तंभांचे नाव बदलू शकता, रंग बदलू शकता, क्रम बदलू शकता, जोडू आणि हटवू शकता, 2 ते 8 पर्यंत. स्तंभ हटवल्यास त्याची कार्डे हरवत नाहीत, तर शेजारच्या स्तंभात जातात.
- सोबत चालणारी प्रगती. कार्ड एखाद्या स्तंभात येताच प्रगती आपोआप सेट व्हावी अशी सोय प्रत्येक स्तंभात करता येते, म्हणजे "पूर्ण" चा अर्थ Gantt चार्ट आणि एक्सपोर्टसह सगळीकडे 100% होतो. हालचाली पूर्ववत करता येतात.
- टप्प्यांचे स्विमलेन. कार्डे प्रकल्पाच्या टप्प्यानुसार गटबद्ध करण्यासाठी टप्पे चालू करा, किंवा एका सपाट बोर्डसाठी ते बंद करा.
- योजना सोबत नेणारी कार्डे. कार्डांवर तारखा, कालावधी, प्रगती बार, चेकलिस्टची संख्या, आणि क्रिटिकल पाथवरील कार्ये, उच्च प्राधान्य व अवलंबित्वे यांचे टॅग दिसू शकतात, त्यामुळे कोणते कार्ड खरोखर अंतिम मुदतीला धोका आहे ते तुम्हाला दिसते.
- कार्डवरूनच फोकस. कार्डवरून थेट 25 मिनिटांचे फोकस सत्र सुरू करा; सत्र संपल्यावर वेळ त्या कार्यावर नोंदवली जाते.
- तुमच्या फोनवर. लहान स्क्रीनवर बोर्ड एका वेळी एक स्तंभ दाखवतो, आणि तुम्ही स्वाइप करून त्यांच्यात फिरता.
Kanban बोर्ड मोफत योजनेत समाविष्ट आहे. वरील रचना वापरून पाहायची असेल, तर एक प्रकल्प तयार करा आणि Kanban टॅब उघडा. किंवा AI प्लॅनरकडून तुमच्या प्रकल्पाची पहिली आवृत्ती तयार करून घ्या, आणि मग तुमची टीम ज्या पद्धतीने काम करते त्यानुसार स्तंभ बदला.
थोडक्यात
काम प्रत्यक्षात कसे सरकते त्यानुसार स्तंभ तयार करा, चालू कामावर मर्यादा घाला, कार्डे लहान आणि एका जबाबदार व्यक्तीसह ठेवा, एकाच प्रकारच्या स्विमलेनने गट करा, आणि बोर्ड दररोज उजवीकडून डावीकडे पाहा. संपूर्ण पद्धत एवढीच. बोर्ड जोपर्यंत खरे सांगतो तोपर्यंत उपयुक्त राहतो, आणि याच सवयी त्याला खरे बोलत ठेवतात.