多くの人は2つのスケジュールを抱えて生きています。会議は Google カレンダーや Outlook に、プロジェクトの作業はガントチャートやボード、スプレッドシートに。毎朝、誰かがその2つを頭の中で突き合わせ、毎週どこかで期限が遅れます。片方には載っていて、もう片方には載っていなかったからです。
プロジェクト管理ツールをカレンダーにつなげば、この問題は解決します。ただし「カレンダー連携」には、まったく異なる3つの意味があります。間違ったものを選ぶことが、多くの連携が1か月でオフにされてしまう理由です。
カレンダー連携の3つの方式
1. 購読フィード（読み取り専用）。 プロジェクト管理ツールが iCal リンクを公開し、カレンダーアプリがそれを購読します。設定は30秒で済み、Google、Apple、Outlook など、ほとんどのカレンダーアプリで使えます。
問題は鮮度です。フィードをいつ読み直すかはカレンダーアプリ次第で、数時間かかるものもあります。Google カレンダーは購読カレンダーの更新が遅いことで知られています。フィードは「今月これから何があるか」を見るには十分ですが、「今朝、期限が動いた」という場面ではもどかしいものです。
2. 一方向のプッシュ。 タスクが変わるたびに、プロジェクト管理ツールがカレンダーに直接予定を書き込みます。変更は数時間ではなく数分で反映されます。カレンダーは計画のライブビューになり、日付を編集する場所は計画だけ、という状態が保たれます。
3. 双方向同期。 どちら側の編集ももう一方に反映されます。理想的に聞こえますが、正しく実装するのが最も難しい方式です。カレンダーで会議がドラッグされ、同時に計画では依存関係によって同じタスクが動いたら、どちらが優先されるのでしょうか。双方向同期のツールは毎回この競合に答えなければならず、答えを間違えると、人は両方のスケジュールを信用しなくなります。
プロジェクト業務では、通常は一方向のプッシュが適切な既定値です。 計画の日付はつながっていて、1つのタスクを動かすとほかの10個が動くこともあります。そのロジックはプロジェクト管理ツールの中にあるので、日付を編集するのもそこであるべきです。カレンダーの役割は、すでに見ている場所に結果を表示することです。
プロジェクトごとに1つのカレンダー
重要な設計上の選択がもう1つあります。予定をどこに入れるかです。
すべてのプロジェクトのすべてのタスクをメインのカレンダーに放り込むと、1週間もしないうちにノイズだらけになります。より良いのはプロジェクトごとに1つのカレンダーを持つやり方です。各プロジェクトに専用の色のカレンダーを用意すれば、次のことができます。
- ワンクリックでプロジェクトを表示・非表示にする。
- スケジュール全体を見せずに、プロジェクトのカレンダーだけをクライアントと共有する。
- 何も手作業で削除せずに、終わったプロジェクトをオフにする。
カレンダーに載せるべきもの
すべてのタスクがカレンダーの枠に値するわけではありません。役に立つルールは次のとおりです。
- 時刻のあるタスク（10:00の現場訪問、15:30のレビュー会議）は、通常のカレンダーの予定にします。
- 日付はあるが時刻のないタスク（金曜日が期限の成果物）は、終日の予定にするのがいちばんです。一日の時間をふさがずに表示されます。
- 日付のないタスクはカレンダーに一切載せません。日付がないなら、まだスケジュールされていないということです。そうでないふりをしても、散らかるだけです。
プロジェクトに関連する会議もカレンダーに載せましょう。できればビデオ会議のリンクをあらかじめ添付しておけば、会議の5分前にメールを掘り返す人がいなくなります。
付与するアクセス権を確認する
カレンダーの権限は、ツールによって大きく異なります。連携の中には、アカウント内のすべての予定の閲覧と編集を求めるものもあります。歯医者の予約も含めてです。機能する範囲で最も狭いアクセス権を求めるツールを選びましょう。Google の場合、最善の選択肢は、アプリ自身が作成したカレンダーだけを管理する権限です。これなら、そのアプリがほかのスケジュールを見たり触ったりすることは決してありません。
ほかのカレンダーを取り込む
連携は逆方向にも働きます。プロジェクト管理ツールがほかのカレンダー（チームの休暇カレンダー、クライアントの共有スケジュール）の予定を表示できれば、あとから重複に気づくのではなく、実際の空き状況に合わせて作業を計画できます。
設定チェックリスト
- 日付を編集する場所を決める。プロジェクト業務なら、それはプロジェクト管理ツールであるべきです。
- ライブな日付には一方向のプッシュを優先し、プッシュが使えない場合はフィードを使う。
- プロジェクトごとに1つのカレンダーを使い、色を分ける。
- 日付のあるタスクと時刻のあるタスクをプッシュし、日付のないタスクは載せない。
- 連携が提供する中で最も狭いアクセス権を付与する。
- 月に1回、終わったプロジェクトを非表示にして、カレンダーを見やすく保つ。
LoopGantt での仕組み
LoopGantt は、ここで説明した方法で Google カレンダーと連携します。
- プロジェクトごとに1つのカレンダー。 Google を接続し、同期するプロジェクトを選びます。LoopGantt はプロジェクトごとに別々のカレンダーを作成し、さらに会議用のカレンダーを1つ作成します。自分が所有するプロジェクトは最初からオン、共有されたプロジェクトは最初はオフなので、同期されるのは自分で選んだものだけです。
- 一方向かつリアルタイム。 日付は LoopGantt で編集され、Google にプッシュされます。変更は発生したそばからキューに入り、通常は数分以内に反映されます。バックアップとして、定期的なバックグラウンド処理と「今すぐ同期」ボタンも用意されています。時刻のあるタスクは時刻指定の予定に、時刻のない日付つきタスクは終日の予定になり、日付のないタスクは載りません。
- 狭いアクセス権。 LoopGantt が Google に求めるのは、自分が作成したカレンダーを管理する権限だけです。Google カレンダーのほかの内容を読むことも変更することもできません。
- リンクつきの会議。 タスク、プロジェクト、または予定リストから会議を作成し、チームメンバーや外部のゲストをメールで招待できます（招待状には .ics ファイルが含まれます）。Google Meet のリンクを追加することも、自分のリンクを貼り付けることもできます。
- Apple Calendar と Outlook。 個人用の iCal フィードを購読すれば、すべてのプロジェクトの日付つきタスクがすべて含まれます。Microsoft Teams のリンクに対応した Outlook との直接同期も準備中です。
- ほかのカレンダーを LoopGantt の中に。 任意のカレンダーの iCal リンクを貼り付けると、その予定が LoopGantt のカレンダーと予定リストに、プロジェクトの作業と並んで表示されます。
Free プランには、接続できるカレンダーアプリ1つと iCal フィードが含まれます。Pro と Teams では必要なだけ接続できます。設定するには、無料アカウントを作成し、設定 → 連携を開いて Google カレンダーを接続してください。
まとめ
日付を編集する場所を1つに決め、その日付をみんながすでに見ているカレンダーにプッシュし、プロジェクトごとに専用のカレンダーを用意しましょう。購読フィードは代替手段として十分ですが、双方向同期は競合の手間に見合うことはめったにありません。一度設定すれば、朝いちばんに2つのスケジュールを頭の中で突き合わせる必要はなくなります。