Kebanyakan orang hidup dengan dua jadwal. Rapat ada di Google Calendar atau Outlook. Pekerjaan proyek ada di bagan Gantt, papan, atau spreadsheet. Setiap pagi, seseorang harus menggabungkan keduanya di kepala, dan setiap minggu ada tenggat yang meleset karena hanya tercatat di satu tempat dan tidak di tempat lain.
Menghubungkan alat proyek Anda ke kalender menyelesaikan masalah itu, tetapi "integrasi kalender" bisa berarti tiga hal yang cukup berbeda. Salah memilih adalah alasan banyak integrasi dimatikan setelah sebulan.
Tiga Cara Kerja Integrasi Kalender
1. Feed langganan (hanya baca). Alat proyek Anda menerbitkan tautan iCal, lalu aplikasi kalender Anda berlangganan ke tautan itu. Penyiapannya cukup tiga puluh detik dan berfungsi di hampir semua aplikasi kalender: Google, Apple, dan Outlook.
Kelemahannya ada pada kesegaran data. Aplikasi kalender yang menentukan kapan feed dibaca ulang, dan sebagian butuh berjam-jam. Google Calendar dikenal lambat menyegarkan kalender langganan. Feed cukup untuk "apa saja yang akan datang bulan ini", tetapi menjengkelkan untuk "tenggatnya bergeser tadi pagi".
2. Push satu arah. Alat proyek menulis acara langsung ke kalender Anda setiap kali tugas berubah. Perubahan muncul dalam hitungan menit, bukan jam. Kalender Anda menjadi tampilan langsung dari rencana, sementara rencana tetap menjadi satu-satunya tempat tanggal diedit.
3. Sinkronisasi dua arah. Perubahan di salah satu sisi mengalir ke sisi lainnya. Kedengarannya ideal, tetapi inilah yang paling sulit dibuat benar. Saat sebuah rapat diseret di kalender dan sebuah dependensi menggeser tugas yang sama di rencana, mana yang menang? Alat sinkronisasi dua arah harus menjawab konflik itu setiap kali, dan ketika jawabannya salah, orang berhenti memercayai kedua jadwal.
Untuk pekerjaan proyek, push satu arah biasanya merupakan pilihan default yang tepat. Tanggal dalam rencana saling terhubung; menggeser satu tugas bisa menggeser sepuluh tugas lain. Logika itu ada di alat proyek, jadi di sanalah tanggal seharusnya diedit. Tugas kalender adalah menampilkan hasilnya di tempat yang sudah biasa Anda lihat.
Satu Kalender per Proyek
Pilihan desain kedua yang penting: ke mana acara-acara itu masuk.
Menumpahkan setiap tugas dari setiap proyek ke kalender utama akan membuatnya penuh kebisingan dalam seminggu. Pola yang lebih baik adalah satu kalender per proyek. Setiap proyek mendapat kalendernya sendiri dengan warnanya sendiri, sehingga Anda bisa:
- Menampilkan atau menyembunyikan proyek dengan satu klik.
- Membagikan kalender proyek kepada klien tanpa memperlihatkan seluruh jadwal Anda.
- Mematikan proyek yang sudah selesai tanpa menghapus apa pun secara manual.
Apa yang Sebaiknya Masuk ke Kalender
Tidak semua tugas layak mendapat slot di kalender. Aturan yang berguna:
- Tugas dengan jam tertentu (kunjungan lokasi pukul 10.00, panggilan tinjauan pukul 15.30) menjadi acara kalender biasa.
- Tugas bertanggal tanpa jam (hasil kerja yang jatuh tempo hari Jumat) paling cocok sebagai acara sepanjang hari, agar terlihat tanpa memblokir hari Anda.
- Tugas tanpa tanggal sama sekali tidak masuk kalender. Kalau belum punya tanggal, berarti belum dijadwalkan, dan berpura-pura sebaliknya hanya menambah kekacauan.
Rapat yang terkait dengan proyek juga sebaiknya ada di kalender, idealnya dengan tautan video yang sudah terlampir, supaya tidak ada yang perlu mengubek-ubek email lima menit sebelum panggilan.
Periksa Akses yang Anda Berikan
Izin kalender sangat beragam. Sebagian integrasi meminta akses untuk membaca dan mengedit setiap acara di akun Anda, termasuk janji temu ke dokter gigi. Cari alat yang meminta akses paling sempit yang tetap berfungsi. Untuk Google, pilihan terbaik adalah izin untuk mengelola hanya kalender yang dibuat oleh aplikasi itu sendiri, sehingga aplikasi tersebut tidak pernah bisa melihat atau menyentuh bagian lain dari jadwal Anda.
Menarik Kalender Lain ke Dalam
Integrasi juga bisa berjalan ke arah sebaliknya. Jika alat proyek Anda bisa menampilkan acara dari kalender Anda yang lain (kalender libur tim, jadwal bersama dari klien), Anda bisa merencanakan pekerjaan berdasarkan ketersediaan nyata, alih-alih baru menemukan bentrok setelah terjadi.
Daftar Periksa Penyiapan
- Tentukan di mana tanggal diedit. Untuk pekerjaan proyek, tempatnya seharusnya di alat proyek.
- Utamakan push satu arah untuk tanggal yang selalu terbarui; gunakan feed jika push tidak tersedia.
- Gunakan satu kalender per proyek, dengan warna yang berbeda.
- Push tugas yang bertanggal dan yang berjam; tinggalkan tugas tanpa tanggal.
- Berikan akses tersempit yang ditawarkan integrasi.
- Sebulan sekali, sembunyikan proyek yang sudah selesai agar kalender tetap mudah dibaca.
Cara Kerjanya di LoopGantt
LoopGantt terhubung ke Google Calendar dengan pendekatan yang dijelaskan di atas.
- Satu kalender per proyek. Hubungkan Google, lalu pilih proyek mana yang akan disinkronkan. LoopGantt membuat kalender terpisah untuk masing-masing, ditambah satu untuk rapat Anda. Proyek milik Anda langsung aktif; proyek yang dibagikan kepada Anda mulai dalam keadaan nonaktif, jadi Anda hanya menyinkronkan yang Anda pilih.
- Satu arah dan langsung. Tanggal diedit di LoopGantt lalu di-push ke Google: perubahan masuk antrean begitu terjadi dan biasanya muncul dalam beberapa menit, dengan penyisiran latar belakang berkala dan tombol "Sinkronkan sekarang" sebagai cadangan. Tugas dengan jam menjadi acara berjam; tugas bertanggal tanpa jam menjadi acara sepanjang hari; tugas tanpa tanggal tidak dimasukkan.
- Akses sempit. LoopGantt hanya meminta izin kepada Google untuk mengelola kalender yang dibuatnya. LoopGantt tidak dapat membaca atau mengubah apa pun selain itu di Google Calendar Anda.
- Rapat dengan tautan. Buat rapat dari tugas, proyek, atau Agenda Anda, undang rekan tim dan tamu dari luar lewat email (undangannya menyertakan file .ics), lalu tambahkan tautan Google Meet atau tempel tautan Anda sendiri.
- Apple Calendar dan Outlook. Berlangganan ke feed iCal pribadi Anda, yang memuat setiap tugas bertanggal di semua proyek Anda. Sinkronisasi langsung dengan Outlook beserta tautan Microsoft Teams segera hadir.
- Kalender Anda yang lain, di dalam LoopGantt. Tempel tautan iCal dari kalender lain mana pun, dan acaranya akan muncul di Kalender dan Agenda LoopGantt Anda, berdampingan dengan pekerjaan proyek.
Paket gratis mencakup satu aplikasi kalender yang terhubung ditambah feed iCal; Paket Pro dan Teams dapat menghubungkan sebanyak yang dibutuhkan. Untuk menyiapkannya, buat akun gratis, buka Pengaturan → Integrasi, lalu hubungkan Google Calendar.
Versi Singkatnya
Tentukan satu tempat untuk mengedit tanggal, push tanggal tersebut ke kalender yang sudah biasa dicek orang, dan beri setiap proyek kalendernya sendiri. Feed langganan adalah cadangan yang memadai; sinkronisasi dua arah jarang sepadan dengan konfliknya. Siapkan sekali, dan pagi Anda tidak lagi dimulai dengan menggabungkan dua jadwal di kepala.