Cara Membuat Struktur Perincian Pekerjaan (WBS)
Jawaban singkat: struktur perincian pekerjaan (work breakdown structure/WBS) memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mudah dikelola — fase, lalu hasil kerja, lalu tugas. Untuk membuatnya, mulailah dari hasil kerja akhir, pecah menjadi fase-fase utama, lalu uraikan setiap fase menjadi tugas yang cukup kecil untuk diestimasi dan ditugaskan. Berhentilah ketika setiap item merupakan bagian pekerjaan yang bisa dipegang oleh satu orang.
Apa itu struktur perincian pekerjaan?
WBS adalah penguraian hierarkis atas segala sesuatu yang harus dihasilkan oleh sebuah proyek. Bagian teratas adalah proyek itu sendiri; di bawahnya ada fase atau hasil kerja utama; di bawahnya lagi ada tugas-tugas individual. WBS adalah peta cakupan — bukan jadwal. WBS menjawab “apa yang harus dikerjakan”, sedangkan bagan Gantt menjawab “kapan”.
WBS yang baik membuat proyek terasa terbatas dan terkendali. Alih-alih satu tujuan yang mengintimidasi, Anda memiliki pohon berisi bagian-bagian konkret yang bisa Anda estimasi, tugaskan, dan lacak.
Cara membuat WBS langkah demi langkah
1. Mulai dari hasil kerja akhir
Letakkan hasil akhir di bagian atas — “Luncurkan aplikasi seluler”, “Bangun rumah”, “Selenggarakan konferensi”. Semua yang ada di bawahnya ada untuk menghasilkan ini.
2. Pecah menjadi fase-fase utama
Identifikasi empat sampai delapan bagian besar pekerjaan. Untuk perangkat lunak, bagian itu mungkin berupa Penemuan, Desain, Pengembangan, Pengujian, dan Peluncuran. Inilah tingkat kedua Anda.
3. Uraikan setiap fase menjadi tugas
Di bawah setiap fase, cantumkan pekerjaan konkret yang diperlukan untuk menyelesaikannya. “Desain” mungkin terurai menjadi wireframe, desain visual, tinjauan desain, dan serah terima.
4. Berhenti di tingkat detail yang tepat
Terus uraikan sampai setiap tugas cukup kecil untuk diestimasi dengan yakin dan ditugaskan kepada satu penanggung jawab — biasanya pekerjaan beberapa jam hingga beberapa hari. Memecah lebih halus menimbulkan kebisingan; tetap terlalu kasar menyembunyikan risiko.
Aturan 100% dan pedoman lainnya
Prinsip WBS yang paling penting adalah aturan 100%: turunan dari item mana pun harus berjumlah tepat 100% dari cakupan item tersebut — tidak lebih, tidak kurang. Jika tugas-tugas dalam sebuah fase tidak sepenuhnya mencakup fase itu, ada yang terlewat; jika melebihinya, Anda mengalami scope creep (pembengkakan cakupan).
Beberapa pedoman lainnya: deskripsikan item WBS sebagai hasil kerja atau keluaran (kata benda), bukan aktivitas yang samar; buat setiap item saling eksklusif agar pekerjaan tidak terhitung dua kali; dan hindari kedalaman lebih dari tiga atau empat tingkat untuk sebagian besar proyek.
WBS vs Gantt chart
WBS dan bagan Gantt adalah dua tampilan dari pekerjaan yang sama. WBS mengatur cakupan ke dalam hierarki; bagan Gantt menempatkan tugas-tugas itu pada linimasa dengan dependensi dan tanggal. Anda membuat WBS terlebih dahulu untuk menangkap apa, lalu menjadwalkannya di bagan Gantt untuk merencanakan kapan.
Di LoopGantt, keduanya adalah data yang sama: susun tugas di bawah fase pada pohon WBS dan tugas-tugas itu otomatis muncul di bagan Gantt, dengan hierarki yang tetap terjaga.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu aturan 100% dalam WBS?
Aturan ini menyatakan bahwa sub-item dari elemen mana pun harus mewakili tepat 100% cakupan elemen tersebut — bersama-sama, sub-item itu mendefinisikannya secara utuh, tanpa celah dan tanpa tumpang-tindih.
Berapa tingkat yang sebaiknya dimiliki WBS?
Sebagian besar proyek membutuhkan tiga sampai empat tingkat: proyek, fase, dan tugas (terkadang subtugas). Masuk lebih dalam biasanya hanya menambah beban manajemen tanpa meningkatkan kejelasan.
Apakah WBS sama dengan daftar tugas?
Tidak. Daftar tugas bersifat datar; WBS bersifat hierarkis dan mengatur tugas di bawah hasil kerja dan fase, sehingga cakupan, kepemilikan, dan kemajuan jauh lebih mudah dilihat.
Ubah WBS Anda menjadi jadwal
Buat WBS gratis di LoopGantt — susun tugas di bawah fase, lalu lihat tugas-tugas itu mengisi bagan Gantt lengkap dengan dependensi dan jalur kritis, semuanya dari satu proyek.