زیادہ تر لوگ دو شیڈولز میں جیتے ہیں۔ میٹنگز Google Calendar یا Outlook میں ہوتی ہیں۔ پروجیکٹ کا کام Gantt چارٹ، بورڈ یا اسپریڈشیٹ میں۔ ہر صبح کسی نہ کسی کو دونوں کو اپنے ذہن میں جوڑنا پڑتا ہے، اور ہر ہفتے کوئی آخری تاریخ پھسل جاتی ہے کیونکہ وہ ایک جگہ موجود تھی اور دوسری جگہ نہیں۔
اپنے پروجیکٹ ٹول کو کیلنڈر سے جوڑنا اس کا حل ہے، لیکن "کیلنڈر انٹیگریشن" کا مطلب تین کافی مختلف چیزیں ہیں۔ غلط انتخاب ہی وجہ ہے کہ اتنی ساری انٹیگریشنز ایک مہینے بعد بند کر دی جاتی ہیں۔
کیلنڈر انٹیگریشن کے کام کرنے کے تین طریقے
1. سبسکرپشن فیڈ (صرف پڑھنے کے لیے)۔ آپ کا پروجیکٹ ٹول ایک iCal لنک شائع کرتا ہے، اور آپ کی کیلنڈر ایپ اسے سبسکرائب کرتی ہے۔ سیٹ اپ میں تیس سیکنڈ لگتے ہیں اور یہ تقریباً ہر کیلنڈر ایپ کے ساتھ کام کرتا ہے: Google، Apple اور Outlook۔
مسئلہ تازگی کا ہے۔ فیڈ دوبارہ کب پڑھنی ہے، یہ کیلنڈر ایپ طے کرتی ہے، اور کچھ ایپس گھنٹوں لگا دیتی ہیں۔ Google Calendar سبسکرائب کیے گئے کیلنڈرز کو آہستہ ریفریش کرنے کے لیے مشہور ہے۔ "اس مہینے کیا آنے والا ہے" کے لیے فیڈز ٹھیک ہیں، اور "آج صبح آخری تاریخ بدل گئی" کے لیے جھنجھلاہٹ بھری۔
2. یک طرفہ پُش۔ جب بھی کوئی ٹاسک بدلتا ہے، پروجیکٹ ٹول براہِ راست آپ کے کیلنڈر میں ایونٹس لکھ دیتا ہے۔ تبدیلیاں گھنٹوں میں نہیں، منٹوں میں نظر آتی ہیں۔ آپ کا کیلنڈر منصوبے کا لائیو ویو بن جاتا ہے، جبکہ تاریخیں بدلنے کی واحد جگہ منصوبہ ہی رہتا ہے۔
3. دو طرفہ سنک۔ کسی بھی جگہ کی گئی ترمیم دوسری جگہ پہنچ جاتی ہے۔ سننے میں مثالی لگتا ہے، لیکن اسے درست کرنا سب سے مشکل ہے۔ جب کیلنڈر میں کسی میٹنگ کو کھینچا جائے اور منصوبے میں کوئی انحصار اسی ٹاسک کو کھسکا دے، تو کون جیتے گا؟ دو طرفہ سنک ٹولز کو ہر بار یہ ٹکراؤ سلجھانا پڑتا ہے، اور جب وہ غلط سلجھاتے ہیں تو لوگ دونوں شیڈولز پر بھروسا کرنا چھوڑ دیتے ہیں۔
پروجیکٹ کے کام کے لیے یک طرفہ پُش عام طور پر درست ڈیفالٹ ہے۔ منصوبے میں تاریخیں آپس میں جڑی ہوتی ہیں؛ ایک ٹاسک کھسکانے سے دس اور کھسک سکتے ہیں۔ وہ منطق پروجیکٹ ٹول میں رہتی ہے، اس لیے تاریخیں وہیں بدلنی چاہئیں۔ کیلنڈر کا کام نتیجہ وہاں دکھانا ہے جہاں آپ پہلے سے دیکھتے ہیں۔
ہر پروجیکٹ کا ایک کیلنڈر
دوسرا اہم ڈیزائن فیصلہ: ایونٹس کہاں جا کر پہنچتے ہیں۔
ہر پروجیکٹ کا ہر ٹاسک اپنے بنیادی کیلنڈر میں ڈال دینا ایک ہفتے میں اسے شور بنا دیتا ہے۔ بہتر طریقہ ہے ہر پروجیکٹ کا ایک کیلنڈر۔ ہر پروجیکٹ کو اپنے رنگ والا اپنا کیلنڈر ملتا ہے، تاکہ آپ:
- ایک کلک میں کسی پروجیکٹ کو دکھا یا چھپا سکیں۔
- اپنا پورا شیڈول ظاہر کیے بغیر کسی کلائنٹ کے ساتھ پروجیکٹ کیلنڈر شیئر کر سکیں۔
- ہاتھ سے کچھ بھی حذف کیے بغیر مکمل ہو چکا پروجیکٹ بند کر سکیں۔
کیلنڈر پر کیا ہونا چاہیے
ہر ٹاسک کیلنڈر میں جگہ کا حق دار نہیں۔ ایک کارآمد اصول:
- وقت والے ٹاسکس (10:00 بجے سائٹ وزٹ، 15:30 بجے ریویو کال) عام کیلنڈر ایونٹس بنتے ہیں۔
- تاریخ والے مگر بغیر وقت کے ٹاسکس (جمعہ تک واجب الادا ڈیلیوریبل) پورے دن کے ایونٹس کے طور پر بہترین رہتے ہیں، تاکہ وہ آپ کا دن روکے بغیر نظر آئیں۔
- بغیر تاریخ والے ٹاسکس کیلنڈر سے مکمل طور پر باہر رہتے ہیں۔ اگر تاریخ نہیں، تو وہ ابھی شیڈول نہیں ہوا، اور اس کے برعکس ظاہر کرنا بس بے ترتیبی بڑھاتا ہے۔
پروجیکٹ سے جڑی میٹنگز بھی کیلنڈر پر ہونی چاہئیں، بہتر ہے کہ ویڈیو لنک پہلے سے لگا ہو، تاکہ کال سے پانچ منٹ پہلے کسی کو ای میل نہ کھنگالنی پڑے۔
دیکھیں کہ آپ کون سی رسائی دے رہے ہیں
کیلنڈر کی اجازتیں بہت مختلف ہوتی ہیں۔ کچھ انٹیگریشنز آپ کے اکاؤنٹ کے ہر ایونٹ کو پڑھنے اور بدلنے کی اجازت مانگتی ہیں، آپ کے ڈینٹسٹ کی اپائنٹمنٹ سمیت۔ ایسے ٹولز تلاش کریں جو کام چلانے کے لیے سب سے محدود رسائی مانگیں۔ Google کے ساتھ بہترین آپشن یہ ہے کہ صرف ان کیلنڈرز کو منظم کرنے کی اجازت ہو جو ایپ خود بناتی ہے، تاکہ وہ آپ کے باقی شیڈول کو کبھی دیکھ یا چھو نہ سکے۔
دوسرے کیلنڈرز اندر لانا
انٹیگریشن الٹی سمت میں بھی چلتی ہے۔ اگر آپ کا پروجیکٹ ٹول آپ کے دوسرے کیلنڈرز (ٹیم کی چھٹیوں کا کیلنڈر، کسی کلائنٹ کا شیئر کیا ہوا شیڈول) کے ایونٹس دکھا سکتا ہے، تو آپ بعد میں ٹکراؤ دریافت کرنے کی بجائے اصل دستیابی کے مطابق کام کی منصوبہ بندی کر سکتے ہیں۔
سیٹ اپ چیک لسٹ
- طے کریں کہ تاریخیں کہاں بدلی جائیں گی۔ پروجیکٹ کے کام کے لیے یہ جگہ پروجیکٹ ٹول ہونی چاہیے۔
- لائیو تاریخوں کے لیے یک طرفہ پُش کو ترجیح دیں؛ جہاں پُش دستیاب نہ ہو وہاں فیڈ استعمال کریں۔
- ہر پروجیکٹ کا ایک کیلنڈر رکھیں، الگ الگ رنگوں کے ساتھ۔
- تاریخ اور وقت والے ٹاسکس پُش کریں؛ بغیر تاریخ والے ٹاسکس باہر رکھیں۔
- انٹیگریشن جو سب سے محدود رسائی پیش کرتی ہے، وہی دیں۔
- مہینے میں ایک بار مکمل ہو چکے پروجیکٹس چھپا دیں، تاکہ آپ کا کیلنڈر پڑھنے کے قابل رہے۔
LoopGantt میں یہ کیسے کام کرتا ہے
LoopGantt اوپر بیان کیے گئے طریقے سے Google Calendar سے جڑتا ہے۔
- ہر پروجیکٹ کا ایک کیلنڈر۔ Google کنیکٹ کریں، پھر چنیں کہ کون سے پروجیکٹس سنک کرنے ہیں۔ LoopGantt ہر ایک کے لیے الگ کیلنڈر بناتا ہے، ساتھ ہی آپ کی میٹنگز کے لیے ایک۔ جن پروجیکٹس کے آپ مالک ہیں وہ آن سے شروع ہوتے ہیں؛ شیئر کیے گئے پروجیکٹس آف سے شروع ہوتے ہیں، تاکہ آپ صرف وہی سنک کریں جو آپ چنتے ہیں۔
- یک طرفہ اور لائیو۔ تاریخیں LoopGantt میں بدلی جاتی ہیں اور Google کو پُش کی جاتی ہیں: تبدیلیاں ہوتے ہی قطار میں لگ جاتی ہیں اور عام طور پر چند منٹوں میں نظر آ جاتی ہیں، بیک اپ کے طور پر باقاعدہ بیک گراؤنڈ سویپ اور ایک ابھی مطابقت کریں بٹن کے ساتھ۔ دن کے وقت والے ٹاسکس وقت والے ایونٹس بنتے ہیں؛ بغیر وقت کے تاریخ والے ٹاسکس پورے دن کے ایونٹس بنتے ہیں؛ بغیر تاریخ والے ٹاسکس باہر رہتے ہیں۔
- محدود رسائی۔ LoopGantt، Google سے صرف ان کیلنڈرز کو منظم کرنے کی اجازت مانگتا ہے جو وہ خود بناتا ہے۔ وہ آپ کے Google Calendar میں کچھ اور نہ پڑھ سکتا ہے، نہ بدل سکتا ہے۔
- لنک والی میٹنگز۔ کسی ٹاسک، پروجیکٹ یا اپنے ایجنڈا سے میٹنگ بنائیں، ٹیم کے ساتھیوں اور باہر کے مہمانوں کو ای میل سے مدعو کریں (دعوت نامے میں ایک .ics فائل ہوتی ہے)، اور Google Meet لنک شامل کریں یا اپنا لنک پیسٹ کریں۔
- Apple Calendar اور Outlook۔ اپنی ذاتی iCal فیڈ سبسکرائب کریں، جس میں آپ کے تمام پروجیکٹس کا ہر تاریخ والا ٹاسک شامل ہے۔ Microsoft Teams لنکس کے ساتھ براہِ راست Outlook سنک جلد آ رہا ہے۔
- آپ کے دوسرے کیلنڈرز، LoopGantt کے اندر۔ کسی بھی دوسرے کیلنڈر کا iCal لنک پیسٹ کریں اور اس کے ایونٹس آپ کے LoopGantt کیلنڈر اور ایجنڈا پر، آپ کے پروجیکٹ کے کام کے ساتھ نظر آنے لگیں گے۔
مفت پلان میں ایک کنیکٹڈ کیلنڈر ایپ اور iCal فیڈ شامل ہے؛ Pro اور Teams جتنی ضرورت ہو اتنی کنیکٹ کر سکتے ہیں۔ اسے سیٹ اپ کرنے کے لیے، مفت اکاؤنٹ بنائیں، ترتیبات ← انٹیگریشنز کھولیں، اور Google Calendar کنیکٹ کریں۔
مختصراً
تاریخیں بدلنے کے لیے ایک جگہ چنیں، ان تاریخوں کو اس کیلنڈر میں پُش کریں جسے لوگ پہلے سے دیکھتے ہیں، اور ہر پروجیکٹ کو اس کا اپنا کیلنڈر دیں۔ سبسکرائب فیڈز ایک ٹھیک متبادل ہیں؛ دو طرفہ سنک شاذ و نادر ہی اپنے ٹکراؤ کے قابل ہوتا ہے۔ اسے ایک بار سیٹ اپ کریں، اور آپ کی صبح دو شیڈولز کو ذہن میں جوڑنے سے شروع ہونا بند ہو جائے گی۔