คนส่วนใหญ่ใช้ชีวิตอยู่กับตารางเวลาสองชุด การประชุมอยู่ใน Google Calendar หรือ Outlook งานโปรเจกต์อยู่ในแผนภูมิแกนต์ กระดาน หรือสเปรดชีต ทุกเช้าต้องมีใครสักคนรวมสองชุดนี้ในหัว และทุกสัปดาห์ก็มีกำหนดส่งที่หลุดไป เพราะมันอยู่แค่ที่หนึ่งแต่ไม่อยู่อีกที่
การเชื่อมเครื่องมือจัดการโปรเจกต์เข้ากับปฏิทินช่วยแก้ปัญหานี้ได้ แต่คำว่า "การเชื่อมต่อปฏิทิน" มีความหมายต่างกันถึงสามแบบ การเลือกผิดแบบคือเหตุผลที่การเชื่อมต่อจำนวนมากถูกปิดไปหลังจากใช้ได้เดือนเดียว
สามวิธีที่การเชื่อมต่อปฏิทินทำงาน
1. ฟีดแบบสมัครรับ (อ่านอย่างเดียว) เครื่องมือจัดการโปรเจกต์เผยแพร่ลิงก์ iCal และแอปปฏิทินของคุณสมัครรับลิงก์นั้น ตั้งค่าได้ในสามสิบวินาที และใช้ได้กับแอปปฏิทินแทบทุกตัว ทั้ง Google, Apple และ Outlook
ข้อเสียคือความสดใหม่ แอปปฏิทินเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะอ่านฟีดใหม่เมื่อไร และบางแอปใช้เวลาหลายชั่วโมง Google Calendar ขึ้นชื่อเรื่องรีเฟรชปฏิทินที่สมัครรับไว้ช้า ฟีดใช้ได้ดีสำหรับ "เดือนนี้มีอะไรบ้าง" แต่น่าหงุดหงิดเมื่อ "กำหนดส่งเพิ่งเลื่อนเมื่อเช้า"
2. พุชทางเดียว เครื่องมือจัดการโปรเจกต์เขียนกิจกรรมลงในปฏิทินของคุณโดยตรงทุกครั้งที่งานเปลี่ยน การเปลี่ยนแปลงจะปรากฏในไม่กี่นาที ไม่ใช่หลายชั่วโมง ปฏิทินกลายเป็นมุมมองสดของแผน ขณะที่แผนยังคงเป็นที่เดียวที่ใช้แก้ไขวันที่
3. ซิงค์สองทาง การแก้ไขฝั่งใดฝั่งหนึ่งจะไหลไปอีกฝั่ง ฟังดูดีที่สุด แต่ทำให้ถูกต้องได้ยากที่สุด เมื่อมีคนลากการประชุมในปฏิทิน ขณะที่การเชื่อมโยงงานในแผนก็เลื่อนงานเดียวกัน ฝั่งไหนจะชนะ เครื่องมือซิงค์สองทางต้องตอบคำถามข้อขัดแย้งนี้ทุกครั้ง และเมื่อตอบผิด ผู้คนก็เลิกเชื่อตารางเวลาทั้งสองชุด
สำหรับงานโปรเจกต์ พุชทางเดียวมักเป็นค่าเริ่มต้นที่ถูกต้อง วันที่ในแผนเชื่อมโยงกัน การเลื่อนงานหนึ่งงานอาจเลื่อนงานอื่นอีกสิบงาน ตรรกะนั้นอยู่ในเครื่องมือจัดการโปรเจกต์ วันที่จึงควรแก้ไขที่นั่น หน้าที่ของปฏิทินคือแสดงผลลัพธ์ในที่ที่คุณดูอยู่แล้ว
หนึ่งปฏิทินต่อหนึ่งโปรเจกต์
ทางเลือกด้านการออกแบบข้อที่สองที่สำคัญคือ กิจกรรมจะไปอยู่ที่ไหน
การเทงานทุกงานจากทุกโปรเจกต์ลงในปฏิทินหลักจะทำให้มันรกจนอ่านไม่ออกภายในสัปดาห์เดียว รูปแบบที่ดีกว่าคือ หนึ่งปฏิทินต่อหนึ่งโปรเจกต์ แต่ละโปรเจกต์มีปฏิทินของตัวเองพร้อมสีของตัวเอง คุณจึง
- แสดงหรือซ่อนโปรเจกต์ได้ในคลิกเดียว
- แชร์ปฏิทินของโปรเจกต์ให้ลูกค้าได้โดยไม่เปิดเผยตารางเวลาทั้งหมดของคุณ
- ปิดโปรเจกต์ที่เสร็จแล้วได้โดยไม่ต้องลบอะไรด้วยมือ
อะไรควรอยู่บนปฏิทิน
ไม่ใช่ทุกงานที่สมควรได้ช่องในปฏิทิน กฎที่มีประโยชน์คือ
- งานที่มีเวลาชัดเจน (ลงพื้นที่ตอน 10:00 ประชุมรีวิวตอน 15:30) เป็นกิจกรรมปฏิทินตามปกติ
- งานที่มีวันที่แต่ไม่มีเวลา (ชิ้นงานที่ต้องส่งวันศุกร์) เหมาะที่สุดในรูปแบบกิจกรรมทั้งวัน เพื่อให้มองเห็นโดยไม่บล็อกเวลาทั้งวันของคุณ
- งานที่ไม่มีวันที่ ไม่ต้องอยู่บนปฏิทินเลย ถ้าไม่มีวันที่ แปลว่ายังไม่ได้จัดตาราง และการแกล้งทำเป็นว่าจัดแล้วก็มีแต่เพิ่มความรก
การประชุมที่ผูกกับโปรเจกต์ก็ควรอยู่บนปฏิทินด้วย และถ้าเป็นไปได้ควรแนบลิงก์วิดีโอไว้แล้ว จะได้ไม่มีใครต้องค้นอีเมลห้านาทีก่อนเริ่มประชุม
ตรวจสอบสิทธิ์ที่คุณให้
สิทธิ์ของปฏิทินแตกต่างกันมาก การเชื่อมต่อบางตัวขอสิทธิ์อ่านและแก้ไขทุกกิจกรรมในบัญชีของคุณ รวมถึงนัดหมอฟันด้วย เลือกเครื่องมือที่ขอสิทธิ์แคบที่สุดเท่าที่ใช้งานได้ สำหรับ Google ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือสิทธิ์จัดการเฉพาะปฏิทินที่แอปสร้างขึ้นเอง ซึ่งทำให้แอปไม่มีวันเห็นหรือแตะส่วนอื่นของตารางเวลาคุณ
ดึงปฏิทินอื่นเข้ามา
การเชื่อมต่อทำงานในทิศทางกลับกันได้ด้วย ถ้าเครื่องมือจัดการโปรเจกต์แสดงกิจกรรมจากปฏิทินอื่นของคุณได้ (ปฏิทินวันหยุดของทีม ตารางที่ลูกค้าแชร์มา) คุณก็วางแผนงานตามเวลาว่างจริงได้ แทนที่จะมาพบว่าเวลาชนกันทีหลัง
เช็กลิสต์การตั้งค่า
- ตัดสินใจว่าจะแก้ไขวันที่ที่ไหน สำหรับงานโปรเจกต์ ควรเป็นเครื่องมือจัดการโปรเจกต์
- ใช้พุชทางเดียวเป็นหลักสำหรับวันที่แบบสด และใช้ฟีดเมื่อพุชไม่ได้
- ใช้หนึ่งปฏิทินต่อหนึ่งโปรเจกต์ โดยใช้สีที่แตกต่างกัน
- พุชงานที่มีวันที่และงานที่มีเวลา ส่วนงานที่ไม่มีวันที่ไม่ต้องใส่
- ให้สิทธิ์แคบที่สุดที่การเชื่อมต่อนั้นมีให้
- เดือนละครั้ง ซ่อนโปรเจกต์ที่เสร็จแล้วเพื่อให้ปฏิทินอ่านง่าย
การทำงานใน LoopGantt
LoopGantt เชื่อมต่อกับ Google Calendar ด้วยแนวทางที่อธิบายไว้ข้างต้น
- หนึ่งปฏิทินต่อหนึ่งโปรเจกต์ เชื่อมต่อ Google แล้วเลือกโปรเจกต์ที่จะซิงค์ LoopGantt จะสร้างปฏิทินแยกสำหรับแต่ละโปรเจกต์ และอีกหนึ่งปฏิทินสำหรับการประชุมของคุณ โปรเจกต์ที่คุณเป็นเจ้าของจะเปิดไว้ตั้งแต่ต้น ส่วนโปรเจกต์ที่แชร์มาจะปิดไว้ก่อน คุณจึงซิงค์เฉพาะสิ่งที่เลือกเอง
- ทางเดียวและสด วันที่แก้ไขใน LoopGantt แล้วพุชไปยัง Google การเปลี่ยนแปลงจะเข้าคิวทันทีที่เกิดขึ้นและมักปรากฏภายในไม่กี่นาที โดยมีการกวาดซิงค์เบื้องหลังเป็นประจำและปุ่ม "ซิงค์ตอนนี้" เป็นตัวสำรอง งานที่มีเวลาของวันจะเป็นกิจกรรมแบบระบุเวลา งานที่มีวันที่แต่ไม่มีเวลาจะเป็นกิจกรรมทั้งวัน และงานที่ไม่มีวันที่จะไม่ขึ้นปฏิทิน
- สิทธิ์ที่แคบ LoopGantt ขอสิทธิ์จาก Google เพียงเพื่อจัดการปฏิทินที่ตัวเองสร้างขึ้น ไม่สามารถอ่านหรือเปลี่ยนแปลงสิ่งอื่นใดใน Google Calendar ของคุณ
- การประชุมพร้อมลิงก์ สร้างการประชุมจากงาน จากโปรเจกต์ หรือจากวาระงานของคุณ เชิญเพื่อนร่วมทีมและแขกภายนอกทางอีเมล (คำเชิญมีไฟล์ .ics แนบมาด้วย) และเพิ่มลิงก์ Google Meet หรือวางลิงก์ของคุณเอง
- Apple Calendar และ Outlook สมัครรับฟีด iCal ส่วนตัวของคุณ ซึ่งรวมทุกงานที่มีวันที่จากทุกโปรเจกต์ การซิงค์กับ Outlook โดยตรงพร้อมลิงก์ Microsoft Teams กำลังจะมา
- ปฏิทินอื่นของคุณใน LoopGantt วางลิงก์ iCal ของปฏิทินใดก็ได้ แล้วกิจกรรมจะปรากฏบนปฏิทินและวาระงานใน LoopGantt ข้าง ๆ งานโปรเจกต์ของคุณ
แผนฟรีรวมแอปปฏิทินที่เชื่อมต่อได้หนึ่งแอปและฟีด iCal ส่วนแผน Pro และ Teams เชื่อมต่อได้มากเท่าที่ต้องการ หากต้องการตั้งค่า สร้างบัญชีฟรี เปิด การตั้งค่า → การเชื่อมต่อ แล้วเชื่อมต่อ Google Calendar
สรุปสั้น ๆ
เลือกที่เดียวสำหรับแก้ไขวันที่ พุชวันที่เหล่านั้นไปยังปฏิทินที่ทุกคนดูอยู่แล้ว และให้แต่ละโปรเจกต์มีปฏิทินของตัวเอง ฟีดแบบสมัครรับเป็นทางสำรองที่ใช้ได้ ส่วนซิงค์สองทางแทบไม่คุ้มกับข้อขัดแย้งที่ตามมา ตั้งค่าครั้งเดียว แล้วเช้าของคุณจะไม่ต้องเริ่มด้วยการรวมตารางเวลาสองชุดในหัวอีก