ज़्यादातर लोग दो शेड्यूल में जीते हैं। मीटिंग Google Calendar या Outlook में होती हैं। प्रोजेक्ट का काम गैंट चार्ट, बोर्ड या स्प्रेडशीट में। हर सुबह किसी को दोनों को अपने दिमाग़ में जोड़ना पड़ता है, और हर हफ़्ते कोई समय सीमा फिसल जाती है क्योंकि वह एक जगह थी और दूसरी जगह नहीं।
अपने प्रोजेक्ट टूल को कैलेंडर से जोड़ने से यह ठीक हो जाता है, लेकिन "कैलेंडर इंटीग्रेशन" का मतलब तीन काफ़ी अलग चीज़ें हैं। ग़लत चुनाव ही वजह है कि इतने सारे इंटीग्रेशन एक महीने बाद बंद कर दिए जाते हैं।
कैलेंडर इंटीग्रेशन काम करने के तीन तरीक़े
1. सब्सक्रिप्शन फ़ीड (सिर्फ़ पढ़ने के लिए)। आपका प्रोजेक्ट टूल एक iCal लिंक प्रकाशित करता है, और आपका कैलेंडर ऐप उसे सब्सक्राइब करता है। सेटअप में तीस सेकंड लगते हैं और यह लगभग हर कैलेंडर ऐप के साथ काम करता है: Google, Apple और Outlook।
दिक़्क़त ताज़गी की है। फ़ीड दोबारा कब पढ़नी है, यह कैलेंडर ऐप तय करता है, और कुछ ऐप घंटों लगा देते हैं। Google Calendar सब्सक्राइब किए गए कैलेंडर धीरे रिफ़्रेश करने के लिए जाना जाता है। "इस महीने क्या आने वाला है" के लिए फ़ीड ठीक हैं, और "आज सुबह समय सीमा खिसक गई" के लिए झुँझलाहट भरी।
2. एकतरफ़ा पुश। जब भी कोई टास्क बदलता है, प्रोजेक्ट टूल सीधे आपके कैलेंडर में इवेंट लिखता है। बदलाव घंटों में नहीं, मिनटों में दिखते हैं। आपका कैलेंडर योजना का लाइव व्यू बन जाता है, जबकि तारीख़ें बदलने की इकलौती जगह योजना ही रहती है।
3. दोतरफ़ा सिंक। किसी भी जगह किया गया बदलाव दूसरी जगह पहुँच जाता है। सुनने में आदर्श लगता है, लेकिन इसे सही करना सबसे मुश्किल है। जब कैलेंडर में किसी मीटिंग को खींचा जाए और योजना में कोई निर्भरता उसी टास्क को खिसका दे, तो कौन जीतेगा? दोतरफ़ा सिंक टूल को हर बार यह टकराव सुलझाना पड़ता है, और जब वे ग़लत सुलझाते हैं, तो लोग दोनों शेड्यूल पर भरोसा करना छोड़ देते हैं।
प्रोजेक्ट के काम के लिए एकतरफ़ा पुश आमतौर पर सही डिफ़ॉल्ट है। योजना में तारीख़ें आपस में जुड़ी होती हैं; एक टास्क खिसकाने से दस और खिसक सकते हैं। वह तर्क प्रोजेक्ट टूल में रहता है, इसलिए तारीख़ें वहीं बदली जानी चाहिए। कैलेंडर का काम है नतीजा वहाँ दिखाना जहाँ आप पहले से देखते हैं।
हर प्रोजेक्ट का एक कैलेंडर
दूसरा अहम डिज़ाइन फ़ैसला: इवेंट कहाँ पहुँचते हैं।
हर प्रोजेक्ट का हर टास्क अपने मुख्य कैलेंडर में डाल देने से वह एक हफ़्ते में शोर बन जाता है। बेहतर तरीक़ा है हर प्रोजेक्ट का एक कैलेंडर। हर प्रोजेक्ट को अपने रंग वाला अपना कैलेंडर मिलता है, ताकि आप:
- एक क्लिक में किसी प्रोजेक्ट को दिखा या छिपा सकें।
- अपना पूरा शेड्यूल दिखाए बिना किसी क्लाइंट के साथ प्रोजेक्ट कैलेंडर साझा कर सकें।
- हाथ से कुछ भी डिलीट किए बिना पूरा हो चुका प्रोजेक्ट बंद कर सकें।
कैलेंडर पर क्या जाना चाहिए
हर टास्क कैलेंडर में जगह का हक़दार नहीं है। एक उपयोगी नियम:
- समय वाले टास्क (10:00 बजे साइट विज़िट, 15:30 बजे रिव्यू कॉल) सामान्य कैलेंडर इवेंट बनते हैं।
- तारीख़ वाले लेकिन बिना समय के टास्क (शुक्रवार तक देय डिलिवरेबल) पूरे दिन के इवेंट के रूप में सबसे अच्छे रहते हैं, ताकि वे आपका दिन रोके बिना दिखें।
- बिना तारीख़ वाले टास्क कैलेंडर से पूरी तरह बाहर रहते हैं। अगर तारीख़ नहीं है, तो वह अभी शेड्यूल नहीं हुआ, और ऐसा दिखावा करना बस भीड़ बढ़ाता है।
प्रोजेक्ट से जुड़ी मीटिंग भी कैलेंडर पर होनी चाहिए, अच्छा हो कि वीडियो लिंक पहले से जुड़ा हो, ताकि कॉल से पाँच मिनट पहले किसी को ईमेल न खँगालने पड़ें।
देखें कि आप कौन-सी पहुँच दे रहे हैं
कैलेंडर अनुमतियाँ बहुत अलग-अलग होती हैं। कुछ इंटीग्रेशन आपके खाते के हर इवेंट को पढ़ने और बदलने की अनुमति माँगते हैं, आपके डेंटिस्ट के अपॉइंटमेंट समेत। ऐसे टूल खोजें जो काम चलाने लायक़ सबसे सीमित पहुँच माँगें। Google के साथ सबसे अच्छा विकल्प है सिर्फ़ उन कैलेंडरों को मैनेज करने की अनुमति जो ऐप ख़ुद बनाता है, ताकि वह आपके बाक़ी शेड्यूल को कभी देख या छू न सके।
दूसरे कैलेंडर अंदर लाना
इंटीग्रेशन उलटी दिशा में भी चलता है। अगर आपका प्रोजेक्ट टूल आपके दूसरे कैलेंडरों (टीम की छुट्टियों का कैलेंडर, किसी क्लाइंट का साझा शेड्यूल) के इवेंट दिखा सकता है, तो आप असली उपलब्धता के हिसाब से काम की योजना बना सकते हैं, बजाय बाद में टकराव का पता चलने के।
सेटअप चेकलिस्ट
- तय करें कि तारीख़ें कहाँ बदली जाएँगी। प्रोजेक्ट के काम के लिए, वह जगह प्रोजेक्ट टूल होनी चाहिए।
- लाइव तारीख़ों के लिए एकतरफ़ा पुश को प्राथमिकता दें; जहाँ पुश उपलब्ध न हो, वहाँ फ़ीड इस्तेमाल करें।
- हर प्रोजेक्ट का एक कैलेंडर रखें, अलग-अलग रंगों के साथ।
- तारीख़ और समय वाले टास्क पुश करें; बिना तारीख़ वाले टास्क बाहर रखें।
- इंटीग्रेशन जो सबसे सीमित पहुँच देता है, वही दें।
- महीने में एक बार पूरे हो चुके प्रोजेक्ट छिपा दें, ताकि आपका कैलेंडर पढ़ने लायक़ रहे।
LoopGantt में यह कैसे काम करता है
LoopGantt ऊपर बताए गए तरीक़े से Google Calendar से जुड़ता है।
- हर प्रोजेक्ट का एक कैलेंडर। Google कनेक्ट करें, फिर चुनें कि कौन-से प्रोजेक्ट सिंक करने हैं। LoopGantt हर प्रोजेक्ट के लिए एक अलग कैलेंडर बनाता है, साथ ही आपकी मीटिंग के लिए एक। जिन प्रोजेक्ट के आप मालिक हैं वे चालू से शुरू होते हैं; साझा प्रोजेक्ट बंद से शुरू होते हैं, ताकि आप सिर्फ़ वही सिंक करें जो आप चुनते हैं।
- एकतरफ़ा और लाइव। तारीख़ें LoopGantt में बदली जाती हैं और Google को पुश की जाती हैं: बदलाव होते ही क़तार में लग जाते हैं और आमतौर पर कुछ ही मिनटों में दिख जाते हैं, बैकअप के तौर पर नियमित बैकग्राउंड स्वीप और एक अभी सिंक करें बटन के साथ। दिन के समय वाले टास्क समय वाले इवेंट बनते हैं; बिना समय वाले तारीख़ वाले टास्क पूरे दिन के इवेंट बनते हैं; बिना तारीख़ वाले टास्क बाहर रहते हैं।
- सीमित पहुँच। LoopGantt, Google से सिर्फ़ उन कैलेंडरों को मैनेज करने की अनुमति माँगता है जो वह बनाता है। वह आपके Google Calendar में और कुछ भी न पढ़ सकता है, न बदल सकता है।
- लिंक वाली मीटिंग। किसी टास्क, प्रोजेक्ट या अपने एजेंडा से मीटिंग बनाएँ, टीम के साथियों और बाहरी मेहमानों को ईमेल से आमंत्रित करें (निमंत्रण में एक .ics फ़ाइल होती है), और Google Meet लिंक जोड़ें या अपना लिंक पेस्ट करें।
- Apple Calendar और Outlook। अपनी निजी iCal फ़ीड सब्सक्राइब करें, जिसमें आपके सभी प्रोजेक्ट के हर तारीख़ वाले टास्क शामिल हैं। Microsoft Teams लिंक के साथ सीधा Outlook सिंक जल्द आ रहा है।
- आपके दूसरे कैलेंडर, LoopGantt के अंदर। किसी भी दूसरे कैलेंडर का iCal लिंक पेस्ट करें और उसके इवेंट आपके LoopGantt कैलेंडर और एजेंडा पर, आपके प्रोजेक्ट के काम के बगल में दिखने लगते हैं।
निःशुल्क प्लान में एक कनेक्टेड कैलेंडर ऐप और iCal फ़ीड शामिल है; Pro और Teams जितने चाहें उतने कनेक्ट कर सकते हैं। इसे सेट करने के लिए, मुफ़्त खाता बनाएँ, सेटिंग → इंटीग्रेशन खोलें, और Google Calendar कनेक्ट करें।
संक्षेप में
तारीख़ें बदलने के लिए एक जगह चुनें, उन तारीख़ों को उस कैलेंडर में पुश करें जिसे लोग पहले से देखते हैं, और हर प्रोजेक्ट को उसका अपना कैलेंडर दें। सब्सक्राइब फ़ीड एक ठीक-ठाक विकल्प हैं; दोतरफ़ा सिंक शायद ही कभी अपने टकरावों के लायक़ होता है। इसे एक बार सेट करें, और आपकी सुबह दो शेड्यूल को दिमाग़ में जोड़ने से शुरू होना बंद हो जाएगी।