বেশিরভাগ মানুষ দুটি সময়সূচিতে বাস করেন। মিটিং থাকে Google Calendar বা Outlook-এ। প্রকল্পের কাজ থাকে গ্যান্ট চার্ট, বোর্ড বা স্প্রেডশিটে। প্রতিদিন সকালে কাউকে না কাউকে মাথার মধ্যে দুটোকে মেলাতে হয়, আর প্রতি সপ্তাহে কোনো একটা সময়সীমা পিছলে যায়, কারণ সেটি এক জায়গায় ছিল, অন্য জায়গায় ছিল না।
আপনার প্রকল্পের টুলকে ক্যালেন্ডারের সঙ্গে যুক্ত করলে এটি ঠিক হয়ে যায়, কিন্তু "ক্যালেন্ডার ইন্টিগ্রেশন" মানে তিনটি বেশ আলাদা জিনিস। ভুলটি বেছে নেওয়াই কারণ, যে কারণে এত ইন্টিগ্রেশন এক মাস পরে বন্ধ করে দেওয়া হয়।
ক্যালেন্ডার ইন্টিগ্রেশন কাজ করার তিনটি উপায়
১. সাবস্ক্রিপশন ফিড (শুধু পড়ার জন্য)। আপনার প্রকল্পের টুল একটি iCal লিংক প্রকাশ করে, আর আপনার ক্যালেন্ডার অ্যাপ সেটি সাবস্ক্রাইব করে। সেটআপে লাগে তিরিশ সেকেন্ড, আর এটি প্রায় সব ক্যালেন্ডার অ্যাপে কাজ করে: Google, Apple ও Outlook।
সমস্যা হলো হালনাগাদ থাকা। ফিড আবার কখন পড়বে তা ঠিক করে ক্যালেন্ডার অ্যাপ, আর কিছু অ্যাপ ঘণ্টার পর ঘণ্টা সময় নেয়। সাবস্ক্রাইব করা ক্যালেন্ডার ধীরে রিফ্রেশ করার জন্য Google Calendar পরিচিত। "এই মাসে কী আসছে" জানার জন্য ফিড ভালো, আর "আজ সকালে সময়সীমা সরে গেছে"-র ক্ষেত্রে বিরক্তিকর।
২. একমুখী পুশ। কোনো টাস্ক বদলালেই প্রকল্পের টুল সরাসরি আপনার ক্যালেন্ডারে ইভেন্ট লিখে দেয়। পরিবর্তন দেখা যায় ঘণ্টায় নয়, মিনিটে। আপনার ক্যালেন্ডার হয়ে ওঠে পরিকল্পনার একটি লাইভ ভিউ, অথচ তারিখ সম্পাদনার একমাত্র জায়গা থাকে পরিকল্পনাই।
৩. দ্বিমুখী সিঙ্ক। যেকোনো জায়গার সম্পাদনা অন্য জায়গায় চলে যায়। শুনতে আদর্শ, কিন্তু ঠিকঠাক করা সবচেয়ে কঠিন। ক্যালেন্ডারে একটি মিটিং টেনে সরানো হলো, আর পরিকল্পনায় একটি নির্ভরতা একই টাস্ককে সরিয়ে দিল, তাহলে কোনটি জিতবে? দ্বিমুখী সিঙ্ক টুলকে প্রতিবার এই সংঘাতের উত্তর দিতে হয়, আর ভুল উত্তর দিলে মানুষ দুটি সময়সূচির ওপরই ভরসা হারান।
প্রকল্পের কাজের জন্য একমুখী পুশ সাধারণত সঠিক ডিফল্ট। পরিকল্পনার তারিখগুলো পরস্পর যুক্ত; একটি টাস্ক সরালে আরও দশটি সরে যেতে পারে। সেই যুক্তি থাকে প্রকল্পের টুলে, তাই তারিখ সম্পাদনা সেখানেই হওয়া উচিত। ক্যালেন্ডারের কাজ হলো ফলাফলটা সেখানে দেখানো, যেখানে আপনি এমনিতেই চোখ রাখেন।
প্রতিটি প্রকল্পের জন্য একটি ক্যালেন্ডার
দ্বিতীয় গুরুত্বপূর্ণ ডিজাইন সিদ্ধান্ত: ইভেন্টগুলো কোথায় গিয়ে পড়ে।
প্রতিটি প্রকল্পের প্রতিটি টাস্ক আপনার প্রধান ক্যালেন্ডারে ঢেলে দিলে এক সপ্তাহের মধ্যে সেটি গোলমালে পরিণত হয়। ভালো ধরন হলো প্রতিটি প্রকল্পের জন্য একটি ক্যালেন্ডার। প্রতিটি প্রকল্প পায় নিজস্ব রঙের নিজস্ব ক্যালেন্ডার, যাতে আপনি:
- এক ক্লিকে একটি প্রকল্প দেখাতে বা লুকাতে পারেন।
- আপনার পুরো সময়সূচি না দেখিয়ে একটি ক্লায়েন্টের সঙ্গে প্রকল্পের ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে পারেন।
- হাতে কিছু না মুছেই শেষ হয়ে যাওয়া প্রকল্প বন্ধ করতে পারেন।
ক্যালেন্ডারে কী যাওয়া উচিত
প্রতিটি টাস্ক ক্যালেন্ডারে জায়গা পাওয়ার যোগ্য নয়। একটি কাজের নিয়ম:
- সময়যুক্ত টাস্ক (১০:০০-এ সাইট ভিজিট, ১৫:৩০-এ রিভিউ কল) সাধারণ ক্যালেন্ডার ইভেন্ট হয়।
- তারিখ আছে কিন্তু সময় নেই এমন টাস্ক (শুক্রবারের মধ্যে জমা দেওয়ার ডেলিভারেবল) সারাদিনের ইভেন্ট হিসেবে সবচেয়ে ভালো কাজ করে, যাতে আপনার দিন আটকে না দিয়েই সেগুলো দেখা যায়।
- তারিখহীন টাস্ক পুরোপুরি ক্যালেন্ডারের বাইরে থাকে। তারিখ না থাকলে সেটি এখনও শিডিউল হয়নি, আর অন্যরকম ভান করলে শুধু বিশৃঙ্খলা বাড়ে।
প্রকল্পের সঙ্গে যুক্ত মিটিংও ক্যালেন্ডারে থাকা উচিত, আদর্শভাবে ভিডিও লিংক আগে থেকেই জুড়ে দিয়ে, যাতে কলের পাঁচ মিনিট আগে কাউকে ইমেল ঘাঁটতে না হয়।
কোন অ্যাক্সেস দিচ্ছেন তা যাচাই করুন
ক্যালেন্ডারের অনুমতি অনেক রকম হয়। কিছু ইন্টিগ্রেশন আপনার অ্যাকাউন্টের প্রতিটি ইভেন্ট পড়া ও সম্পাদনার অনুমতি চায়, আপনার ডেন্টিস্টের অ্যাপয়েন্টমেন্টসহ। এমন টুল খুঁজুন যা কাজ চালানোর মতো সবচেয়ে সীমিত অ্যাক্সেস চায়। Google-এর ক্ষেত্রে সেরা বিকল্প হলো শুধু অ্যাপটি নিজে যে ক্যালেন্ডারগুলো তৈরি করে সেগুলো পরিচালনার অনুমতি, যাতে এটি আপনার বাকি সময়সূচি কখনো দেখতে বা ছুঁতে না পারে।
অন্য ক্যালেন্ডার ভেতরে আনা
ইন্টিগ্রেশন উল্টো দিকেও চলে। আপনার প্রকল্পের টুল যদি আপনার অন্য ক্যালেন্ডারগুলোর (টিমের ছুটির ক্যালেন্ডার, ক্লায়েন্টের শেয়ার করা সময়সূচি) ইভেন্ট দেখাতে পারে, তাহলে পরে সংঘাত আবিষ্কার না করে আপনি আসল প্রাপ্যতার ভিত্তিতে কাজের পরিকল্পনা করতে পারেন।
সেটআপ চেকলিস্ট
- ঠিক করুন তারিখ কোথায় সম্পাদনা হবে। প্রকল্পের কাজের জন্য সেটি হওয়া উচিত প্রকল্পের টুল।
- লাইভ তারিখের জন্য একমুখী পুশকে অগ্রাধিকার দিন; যেখানে পুশ নেই, সেখানে ফিড ব্যবহার করুন।
- প্রতিটি প্রকল্পের জন্য একটি ক্যালেন্ডার ব্যবহার করুন, আলাদা রঙে।
- তারিখ ও সময়যুক্ত টাস্ক পুশ করুন; তারিখহীন টাস্ক বাইরে রাখুন।
- ইন্টিগ্রেশন যতটা সীমিত অ্যাক্সেস দেয়, সেটুকুই দিন।
- মাসে একবার শেষ হওয়া প্রকল্পগুলো লুকিয়ে দিন, যাতে আপনার ক্যালেন্ডার পড়ার মতো থাকে।
LoopGantt-এ এটি কীভাবে কাজ করে
LoopGantt ওপরে বর্ণিত পদ্ধতিতেই Google Calendar-এর সঙ্গে যুক্ত হয়।
- প্রতিটি প্রকল্পের জন্য একটি ক্যালেন্ডার। Google সংযুক্ত করুন, তারপর বেছে নিন কোন প্রকল্পগুলো সিঙ্ক হবে। LoopGantt প্রতিটির জন্য আলাদা ক্যালেন্ডার তৈরি করে, সঙ্গে আপনার মিটিংয়ের জন্য একটি। আপনার মালিকানাধীন প্রকল্পগুলো চালু অবস্থায় শুরু হয়; শেয়ার করা প্রকল্পগুলো বন্ধ অবস্থায়, যাতে আপনি শুধু যা বেছে নেন তা-ই সিঙ্ক হয়।
- একমুখী ও লাইভ। তারিখ সম্পাদনা হয় LoopGantt-এ এবং পুশ হয় Google-এ: পরিবর্তনগুলো ঘটার সঙ্গে সঙ্গে সারিতে যোগ হয় এবং সাধারণত কয়েক মিনিটের মধ্যে দেখা যায়, ব্যাকআপ হিসেবে থাকে নিয়মিত ব্যাকগ্রাউন্ড সুইপ আর একটি এখনই সিঙ্ক করুন বোতাম। দিনের নির্দিষ্ট সময়যুক্ত টাস্ক সময়যুক্ত ইভেন্ট হয়; সময় ছাড়া তারিখযুক্ত টাস্ক সারাদিনের ইভেন্ট হয়; তারিখহীন টাস্ক বাইরে থাকে।
- সীমিত অ্যাক্সেস। LoopGantt Google-এর কাছে শুধু নিজের তৈরি ক্যালেন্ডারগুলো পরিচালনার অনুমতি চায়। আপনার Google Calendar-এ অন্য কিছু এটি পড়তে বা বদলাতে পারে না।
- লিংকসহ মিটিং। একটি টাস্ক, একটি প্রকল্প বা আপনার এজেন্ডা থেকে মিটিং তৈরি করুন, সহকর্মী ও বাইরের অতিথিদের ইমেলে আমন্ত্রণ জানান (আমন্ত্রণে একটি .ics ফাইল থাকে), এবং একটি Google Meet লিংক যোগ করুন বা নিজের লিংক পেস্ট করুন।
- Apple Calendar ও Outlook। আপনার ব্যক্তিগত iCal ফিড সাবস্ক্রাইব করুন, যাতে আপনার সব প্রকল্পের প্রতিটি তারিখযুক্ত টাস্ক থাকে। Microsoft Teams লিংকসহ সরাসরি Outlook সিঙ্ক আসছে।
- আপনার অন্য ক্যালেন্ডার, LoopGantt-এর ভেতরে। অন্য যেকোনো ক্যালেন্ডারের iCal লিংক পেস্ট করুন, আর তার ইভেন্টগুলো আপনার LoopGantt ক্যালেন্ডার ও এজেন্ডা-য় আপনার প্রকল্পের কাজের পাশে দেখা যাবে।
বিনামূল্যের প্ল্যানে একটি সংযুক্ত ক্যালেন্ডার অ্যাপ আর iCal ফিড অন্তর্ভুক্ত; Pro ও Teams যতগুলো প্রয়োজন সংযুক্ত করতে পারে। সেট আপ করতে একটি বিনামূল্যের অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন, সেটিংস → ইন্টিগ্রেশন খুলুন, এবং Google Calendar সংযুক্ত করুন।
সংক্ষেপে
তারিখ সম্পাদনার জন্য একটি জায়গা বেছে নিন, সেই তারিখগুলো এমন ক্যালেন্ডারে পুশ করুন যা মানুষ এমনিতেই দেখেন, আর প্রতিটি প্রকল্পকে তার নিজস্ব ক্যালেন্ডার দিন। সাবস্ক্রাইব ফিড ভালো বিকল্প; দ্বিমুখী সিঙ্ক খুব কমই তার সংঘাতগুলোর মূল্য দেয়। একবার সেট আপ করুন, তাহলে মাথার মধ্যে দুটি সময়সূচি মেলানো দিয়ে আপনার সকাল শুরু হওয়া বন্ধ হবে।